使用word邮件合并功能可批量制作标准化工作证。需先在excel中建立含工号、姓名、部门等字段的规范数据表，再在word中设计适配尺寸的模板，插入合并域及照片路径域代码，最后预览核对并批量生成。
如果您需要为多名员工批量制作统一格式的工作证，手动逐一输入信息效率低下且易出错。通过Word邮件合并功能，结合Excel数据源，可快速生成带姓名、部门、照片、工号等字段的标准化工作证。以下是具体操作步骤：
一、准备员工信息Excel数据表
邮件合并依赖结构化数据源，需提前在Excel中建立规范的数据表，确保字段名清晰、无空行空列，且首行为标题行。该表将作为后续插入到工作证中的动态内容来源。
1、打开Excel新建工作簿，在第一行依次输入列标题：工号、姓名、性别、部门、职位、入职日期（可根据实际工卡需求增减字段）。
2、从第二行开始逐行填写每位员工对应信息，确保每列数据类型一致，例如“入职日期”统一为“2024-03-15”格式，不混用“3/15/2024”或“2024年3月15日”。
3、保存文件为.xlsx格式，文件路径避免含中文标点或空格，推荐命名为“工卡数据源.xlsx”，并记住完整保存位置。
二、在Word中设计工作证模板
工作证模板需预留占位区域，用于后续插入合并字段；版式应适配标准证件尺寸（如85.6mm×53.98mm），并预留照片粘贴或插入位置。所有文字、边框、分栏均在此阶段完成设定。
1、打开Word新建空白文档，点击【布局】→【纸张大小】→【其他页面大小】，设置宽度为8.56厘米、高度为5.4厘米，方向设为横向。
2、插入【插入】→【表格】→ 选择1行2列的表格，调整左右两列宽度分别为3厘米和5.56厘米，用于左侧放置照片、右侧排版文字信息。
3、在右列单元格内依次输入静态内容：公司Logo（可插入图片）、单位名称、横线分隔符、“姓名：”、“部门：”、“职位：”、“工号：”等固定文字；每个冒号后留出足够空格，供后续插入字段。
4、在左列单元格内点击【插入】→【图片】→【此设备】，插入一张占位用证件照（尺寸建议宽2.8cm、高3.6cm），右键图片→【大小和位置】→锁定纵横比并精确设置尺寸。
三、启动邮件合并并连接数据源
邮件合并功能需明确指定主文档（即当前Word工作证模板）与数据源（即前述Excel文件）之间的关联关系，系统据此识别可用字段并实现动态填充。
1、点击【邮件】选项卡→【开始邮件合并】→【信函】（无需更改，默认即可）。
2、点击【选择收件人】→【使用现有列表】，在弹出窗口中浏览并选中之前保存的“工卡数据源.xlsx”，确认后勾选对应的工作表（通常为Sheet1），点击确定。
3、此时Word状态栏将显示“已连接到1个数据源，共N条记录”，其中N为Excel中员工总人数；若提示“无法访问数据源”，请检查Excel是否处于关闭状态且路径未被移动。
四、插入合并字段到工作证模板
字段插入是实现个性化内容的关键环节，需将Excel中的列标题一一对应到模板中预留的空位，确保姓名、工号等信息准确落入指定位置，且格式统一可控。
1、将光标定位在“姓名：”右侧空格处，点击【邮件】→【插入合并域】→在下拉列表中选择姓名，回车后该位置将显示“«姓名»”标记。
2、同理，在“部门：”后插入部门字段，在“职位：”后插入职位字段，在“工号：”后插入工号字段。
3、如需显示“入职日期”并统一为中文格式（如“2024年03月15日”），先插入字段，再选中该字段标记→右键→【切换域代码】→在花括号内添加格式开关：{ MERGEFIELD 入职日期 \@ "yyyy年MM月dd日" }，再按F9更新域。
五、插入照片字段实现一人一照
Word原生邮件合并不直接支持图片字段，但可通过嵌入域代码方式调用Excel中存储的照片文件路径，从而动态加载对应员工证件照，前提是Excel中该列需填写每张照片的完整绝对路径（如D:\工卡\张三.jpg）。
1、在Excel数据表中新增一列，标题命名为照片路径，在每一行填入对应员工照片的本地完整路径，确保路径真实存在且扩展名为.jpg或.png。
2、回到Word模板，删除原占位照片；将光标置于左列单元格内，按Ctrl+F9插入域花括号，输入以下完整域代码：
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD 照片路径 }" \* MERGEFORMAT }
注意：花括号必须用Ctrl+F9生成，不可手动输入；引号为英文半角；\* MERGEFORMAT不可省略。
3、选中整段域代码，按F9更新，若显示图片则成功；若提示错误，检查路径是否含中文乱码、是否存在非法字符或文件是否被占用。
六、预览与批量生成全部工卡
预览功能可逐条核对字段映射是否正确、照片是否匹配、排版是否越界，确认无误后执行合并，生成独立页面的多张工作证，每页一张，便于打印裁切。
1、点击【邮件】→【预览结果】，使用← →按钮逐页查看每位员工的信息是否准确出现在对应位置，重点检查姓名、工号、照片是否一一对应。
2、发现某条记录异常时，点击【查找收件人】→定位到该行→在Excel中修正原始数据→返回Word点击【更新标签】同步刷新。
3、确认全部无误后，点击【完成并合并】→【编辑个人文档】→选择【全部】→确定；Word将自动生成新文档，每页为一张独立工作证，共N页。
