如果您需要为多位收件人批量生成格式统一的邀请函，WPS文字提供了内置的邮件合并功能，可将主文档与数据源自动关联并生成个性化内容。以下是实现该操作的具体步骤：
一、准备主文档与数据源
邮件合并需两个基础文件：一是包含固定文本和占位字段的主文档（如邀请函模板），二是存储收件人信息的结构化数据源（如Excel表格）。二者缺一不可，且字段名须严格对应。
1、新建WPS文字文档，输入邀请函正文，在需插入个性化信息的位置（如姓名、职务、时间）留空，并标注明确提示（例如【姓名】）；
2、新建WPS表格，首行为字段标题（如“姓名”“单位”“职务”“日期”），下方逐行填写每位受邀者对应信息；
3、保存表格为.xlsx格式，确保无合并单元格、无空行、无重复标题，且第一行全为纯文本字段名。
二、启动邮件合并向导
WPS文字内置向导可引导用户逐步完成字段映射与文档生成，避免手动编码或公式错误，提升操作容错率。
1、在主文档中，点击顶部菜单栏【引用】选项卡；
2、点击【邮件合并】按钮，弹出侧边栏；
3、在侧边栏中选择【信函】作为文档类型，点击【开始邮件合并】；
4、点击【选择收件人】→【使用现有列表】，浏览并选中前述保存的Excel文件；
5、在弹出的窗口中勾选含数据的工作表，确认首行是否为标题，点击【确定】。
三、插入合并域
合并域是主文档中动态替换数据源内容的占位符，其名称必须与Excel表头完全一致，区分大小写且不可含空格或特殊符号。
1、将光标定位至需插入姓名的位置（如“尊敬的【姓名】先生/女士”中的【姓名】处）；
2、在【邮件合并】侧边栏中点击【插入合并域】，从下拉列表中选择“姓名”；
3、依次为“单位”“职务”“日期”等位置插入对应字段，每次插入后回车或空格保持排版；
4、检查所有占位位置均已替换为灰色底纹的域代码（如«姓名»），切勿直接输入中文括号加文字，必须通过向导插入域。
四、预览与生成结果
预览功能允许逐条核对生成效果，确认字段映射准确、格式无错位，避免批量输出后返工。
1、点击侧边栏【预览结果】，使用左右箭头切换不同记录，观察每份邀请函中姓名、单位等内容是否正确显示；
2、若发现某字段为空，返回Excel检查该行对应列是否漏填或存在不可见空格；
3、确认无误后，点击【完成并合并】→【编辑单个文档】；
4、在弹出窗口中选择【全部】，点击【确定】，系统自动生成新文档，其中每页为一份独立邀请函。
五、手动更新与二次调整
当原始Excel数据发生变更时，无需重建整个流程，可通过刷新链接同步更新已生成文档中的字段值。
1、在已生成的邀请函文档中，右键任意一个灰色域代码（如«姓名»），选择【更新域】；
2、若需修改主文档格式（如调整字体、段落间距），直接编辑原文档，再重新执行【完成并合并】→【编辑单个文档】；
3、注意：仅主文档中的域代码可被更新，已解除链接的纯文本内容不会随数据源变化而改变；
4、如需导出为PDF，选中全部页面，点击【文件】→【导出为PDF】，勾选【当前文档】，设置页码范围后保存。
