随着社会进步，档案类型日益丰富，传统纸质办公逐渐被取代。档案数字化是将纸质文件转化为电子形式，并录入专用管理软件，便于查阅与管理，显著提升工作效率。接下来将介绍档案数字化的具体加工流程。
1、 数字化员工将转为甲方工作人员
2、 负责现场交接管理事务
3、 需一人或两人
4、 需具备档案管理专业知识，负责学校档案馆的技术或管理工作。
5、 负责与乙方进行档案提取、归还等交接事宜，配合甲方完成清单记录及签认工作。监督乙方规范操作，实时跟进加工进度，及时协调相关事项，确保流程顺畅高效推进。
6、 及时跟进乙方加工质量，代表甲方沟通协调问题，确保项目按期顺利完成。
7、 乙方需指派一名熟悉现场加工管理、掌握数字化作业全流程，具备较强组织协调与现场沟通能力的项目负责人。同时配备一名精通计算机软硬件技术，了解档案数据库标准及系统开发，掌握档案管理相关专业知识的技术支持工程师。
8、 在数字化工作中，软硬件配置至关重要，其中硬件选择尤为关键。档案扫描设备主要分为两类：一类是接触式扫描仪，如高速扫描仪，需拆卷操作，较为耗时；另一类是非接触式扫描仪，如book2net、iscan等，无需拆装卷宗，能有效节省人力、物力与时间。此类设备在保护原件的同时大幅提升工作效率。因此，在预算允许的前提下，推荐优先选用非接触式扫描仪，实现高效、安全、便捷的数字化处理，整体提升档案管理的现代化水平。
9、 调取档案卷
10、 需指派专人与档案馆库房管理员协同作业，将待处理档案由库房运送至加工区域，逐份清点核对，完成交接登记手续，双方确认无误并留存交接记录后，方可进入拆卷环节，确保全过程规范、准确、可追溯。
11、 我方将安排专人负责此事。
12、 填写档案交接登记表（见附件一）。
13、 交接登记表须由双方签字确认。
14、 档案目录整理是数字化加工的基础，目录准确完整与否直接影响后续工作进展，若目录有误或缺失，将造成诸多不便与错误，因此在开展数字化处理前，必须确保档案目录的齐全与正确。
15、 对待加工档案需编制电子目录，可通过两种方式实现。
16、 利用数字化加工软件的数据录入功能，完成目录的编制工作。
17、 采用Excel表格形式制作，目录模板依据检察机关档案目录模板文档（JS121006002）执行。
18、 若用户提供纸质或电子目录，需仔细核对是否存在错漏，及时发现并纠正问题，确保内容准确完整。同时，按照检察机关档案目录模板的字段标准进行统一调整与规范，具体修正要求遵循相关实施细则。
19、 著录信息必须完整录入，发现不明确或缺失的内容应及时记录并上报组长。如需调整目录中的著录字段，须与客户协商，并同步反馈至公司技术部门。以下著录项为必需内容，且须与纸质档案逐一核对，确保一致。
20、 以卷为单位，包含年度、期限、卷号、题名及卷内文件的序号、名称和页码等信息。
21、 按年度、期限、件号、页数及题名等要素进行件级管理。
22、 若目录信息有误，应以纸质档案为准，并及时向组长反馈，由组长与客户沟通协调处理。
23、 遇到生僻繁体字或字迹不清时，须及时向组长报告，不得自行处理，所有繁体字录入时均应转换为简体字。
24、 遇到无题名档案应及时记录，并与客户沟通协商解决办法。
25、 在整理著录过程中，需同步核查案卷完整性，确认是否存在缺页、漏页或编排错误，核对正副卷标识是否准确，发现问题及时上报。若无异常，使用2B铅笔为纸质档案逐页编号，正面标于右上角，背面标于左上角，确保页码书写工整、字号适中、位置规范。
26、 关于分卷处理，档号维持原样，卷号按卷号-卷次形式编写，例如0025-1、0025-2，直至0025-13。若纸质档案需分为多卷，但客户未提供卷次信息，则需重新编制卷次序号。每一分卷必须单独建立一条案卷目录，确保一个分卷对应一条目录，禁止两个或以上分卷共用同一条目录记录。
27、 补卷插入时，应以实际纸质档案的卷号为准，如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，目录编制中须如实保留原卷号，不得更改，确保档案编号的一致性与真实性。
28、 档号、卷号、件号及页号中禁止使用正斜杠或反斜杠，若出现应统一替换为英文半角状态下的中划线-。日期格式须采用八位数字表示，如20120206，不足八位时应在前面补零补齐。
29、 遇到上述问题，请立即向组长汇报，由其与客户沟通协调。
30、 扫描档案并处理图像
31、 扫描操作步骤与注意事项如下
32、 扫描文件应采用TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白模式为主；特殊情况下如扫描照片，可设置为灰度模式。
33、 扫描档案时应将纸张摆放整齐，防止卡纸或图像显示不全。若发现漏扫，须立即补扫并将图像准确插入。如扫描影像顺序与原件不符，应及时调整，确保文件顺序正确无误。
34、 扫描时，若档案因图纸或其他原因无法拆分，应使用平台式扫描仪进行处理。一般情况下，扫描分辨率建议不低于300dpi；若遇文字较小、排版密集或清晰度不佳等特殊情况，可适当调高分辨率以确保扫描质量。
35、 影像处理应确保画面清晰、页面完整，对图像偏斜及影响质量的杂质进行校正与优化。
36、 影像处理需保留文件编号和页码，扫描照片等特殊情况可不作处理。
37、 影像处理时应保持耐心，必须确认处理效果达标后方可继续。若图像质量不理想，需重新扫描，但须保留原始扫描文件。处理过程应以不影响内容清晰度为前提，尽可能保持档案原始状态。所有处理前的原始数据均需妥善保存，不得删除，以确保后续可追溯和必要时进行修正，保障影像资料的完整性与真实性。
38、 数据检查
39、 逐一核对各案卷目录中的扫描文件，确保文件能正常打开、页数无误，且目录与文件内容相符。
40、 逐页核查影像文件的倾斜程度、清晰状况、整洁情况、分辨率及格式等各项指标。
41、 逐页核查影像文件，确保无重页、缺页、漏页及信息不全等问题。
42、 全额退还
43、 归还时由档案交接负责人将档案交予客户，并填写档案交接登记表（附件一），该表须由客户签字确认。表格由组长负责保管，最终统一上交公司，作为永久存档文件。
44、 数据对接
45、 组长利用数字化软件生成挂接数据。
46、 把数据拷贝至档案服务器，启动服务器内置的挂接程序执行操作。
47、 进入档案信息化系统，核查已挂接的文件资料。
