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Excel怎么自动标记即将过期 Excel到期提醒条件格式方法【教程】

月夜之吻

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发布时间:2026-02-20 10:02:35

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来源于php中文网

原创

可在excel中用条件格式实现日期过期自动高亮:一、用=today()函数设置单级提醒,如7天内标黄;二、叠加多级规则,按3天内(红)、4–7天(橙)、8–30天(黄)分色预警。

excel怎么自动标记即将过期 excel到期提醒条件格式方法【教程】

如果您希望在Excel中对即将过期的日期自动进行视觉标记,可通过条件格式功能实现动态高亮。以下是具体操作步骤:

一、设置基于当前日期的相对天数提醒规则

该方法利用Excel内置的TODAY()函数与单元格日期比较,当日期距离今天小于等于指定天数(如7天)时触发高亮,适用于通用到期预警场景。

1、选中需要应用提醒的日期列区域(例如B2:B100)。

2、在「开始」选项卡中点击「条件格式」→「新建规则」→「使用公式确定要设置格式的单元格」。

3、在公式框中输入:=AND(B2"",B2-TODAY()=0)

4、点击「格式」按钮,选择填充色(如浅黄色)或字体颜色,确认后点击「确定」。

二、区分不同临近阶段的多级颜色标识

该方法通过叠加多个条件格式规则,为“距到期3天内”“距到期4–7天”“距到期8–30天”分别设定红、橙、黄三色标识,提升预警敏感度。

1、先选中目标日期区域(如C2:C200)。

2、打开「条件格式」→「新建规则」→「使用公式确定要设置格式的单元格」。

3、输入第一级公式(3天内):=AND(C2"",C2-TODAY()>=0,C2-TODAY(),设置红色背景。

4、重复步骤2–3两次,分别输入第二级公式:=AND(C2"",C2-TODAY()>=4,C2-TODAY()(橙色背景),第三级公式:=AND(C2"",C2-TODAY()>=8,C2-TODAY()(黄色背景)。

三、结合文本提示的到期状态列辅助判断

该方法不依赖颜色,而是在相邻列生成可读性强的状态文字(如“已过期”“3天后到期”“正常”),便于打印或导出时保留语义信息。

1、在日期列右侧插入新列(如D列),标题为“到期状态”。

2、在D2单元格输入公式:=IF(B2="","",IF(B2

3、将D2公式向下填充至对应行范围。

4、如需同步高亮整行,可选中数据区域(含B列和D列),在条件格式中使用公式:=$B2 设置红色底纹,标识全部过期行。

四、使用表格结构化引用配合动态数组(Excel 365/2021)

该方法适用于已将数据转为「表格」(Ctrl+T)且使用支持动态数组版本的Excel,公式可自动溢出并响应新增行,避免手动调整范围。

1、选中日期列任意单元格,确认处于表格内;假设表格名为Table1,日期列为[截止日期]。

2、选中该列数据区域(不含标题),打开「条件格式」→「新建规则」→「使用公式确定要设置格式的单元格」。

3、输入公式:=[@截止日期]-TODAY()

4、设置高亮格式,确认后规则将自动应用于整列,包括未来新增的表格行。

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