邮件合并通过主文档与Excel数据源结合实现批量个性化文档生成。先在Word中插入合并域并保存模板，再连接数据源、完成并合并为单个文档，支持导出PDF或直接发送电子邮件。
一、准备主文档与数据源
邮件合并依赖于主文档与外部数据源的结合。主文档包含固定格式内容，数据源则提供个性化信息。
1、打开Word，创建一个新文档，输入固定文本，如“尊敬的客户：您好！”。
2、在需要插入变量的位置，点击“邮件”选项卡，选择“插入合并域”。
3、在弹出的字段列表中选择对应数据项，如“姓名”“地址”“电话”等，插入到文档中。
4、将文档保存为模板文件，用于后续批量生成。
5、准备数据源文件，建议使用Excel表格，确保每列标题与主文档中的字段名称一致。
二、连接数据源并执行合并
将主文档与数据源链接，系统将自动根据每条记录生成独立文档。
1、在Word中打开主文档，点击“邮件”选项卡。
2、选择“开始邮件合并”并设置为“信函”模式。
3、点击“选择收件人”，从本地选择Excel文件作为数据源。
4、系统将自动读取Excel文件中的数据，确保字段匹配正确。
5、在文档中定位光标至希望插入数据的位置，点击“插入合并域”选择对应字段。
6、确认所有字段插入无误后，点击“完成并合并”。
7、选择“编辑单个文档”，系统将为每条记录生成独立文档。
8、选择输出位置并命名文件，点击“确定”开始生成。
三、使用邮件合并模板批量生成信件
通过预设模板可实现标准化批量文档输出，适用于发送通知、邀请函等场景。
1、在主文档中设计信件格式，包括标题、正文、落款等部分。
2、在需要个性化的位置插入多个合并域，如“客户姓名”“订单编号”“服务时间”等。
3、确保Excel数据源中的每一行代表一个独立收件人信息。
4、在“邮件”选项卡中选择“邮件合并”→“完成并合并”→“编辑单个文档”。
5、系统将按数据源顺序，自动将每条记录替换为对应字段内容。
6、生成的文档将按顺序保存为独立文件，可批量打印或发送。
四、导出为PDF格式以确保格式统一
将生成的文档导出为PDF，可防止格式错乱，便于存档与分发。
1、在Word中打开任意一个生成的文档。
2、点击“文件”选项卡，选择“另存为”。
3、在“保存类型”中选择“PDF”格式。
4、设置保存路径并命名文件，点击“保存”。
5、重复此操作，将所有生成的文档逐一转换为PDF。
6、可使用批处理工具或脚本自动化完成批量导出。
五、利用邮件合并功能发送电子邮件
邮件合并支持直接将文档作为邮件附件发送至指定收件人。
1、在“完成并合并”菜单中选择“发送电子邮件”。
2、设置邮件主题，如“您的订单确认函”。
3、选择“使用此文档作为邮件正文”或“作为附件发送”。
4、在“收件人”栏中输入邮件地址字段，如“邮箱”列。
5、确保Outlook已配置好账户，可正常发送邮件。
6、点击“发送”按钮，系统将逐条发送邮件，每封邮件包含个性化内容。
