学历认证须严格按毕业证书原件填写校名等信息，包括旧名、合并校名、境外及非全日制院校的规范名称，学信网不一致时以网证为准并提交说明。
一、按毕业证书原件信息准确填写
学历认证以毕业证书为法定依据，所有字段必须与证书所载内容完全一致，包括校名全称、无错别字、无简写、无空格增减。若系统下拉列表中无对应名称，必须选择“其他”并手动输入。
1、打开毕业证书原件，逐字核对“毕业院校”栏文字；
2、进入认证系统或报名页面，在“毕业学校”下拉菜单末尾选择“00000（其他）”选项；
3、在弹出的文本输入框中，严格照抄毕业证书上的完整校名，例如“北京广播学院”不可写作“中国传媒大学”或“北广”；
4、确认输入后，同步检查“毕业专业”“毕业时间”“学历层次”三项是否与证书一致。
二、学校已更名但证书为旧名
对于2000年前后大量发生的高校更名、合并情况，认证系统以证书记载为准，不认可后续变更名称。若使用新名称填写，将直接触发学信网比对失败。
1、确认毕业年份早于学校更名公告发布日期（可查教育部官网批文或学校校史）；
2、在系统中选择“其他”，输入毕业证所印旧校名全称，如“武汉水利电力大学”（2000年并入武汉大学），2000届以前毕业生仍填原名；
3、若系统自动带出新校名且无法修改，需联系认证机构客服，提供毕业证扫描件及教育部更名批复截图作为佐证。
三、学校已合并但证书为独立建制院校
部分院校虽被整体并入新大学，但其原法人资格、毕业证签章、学籍档案均独立存续，学历认证须还原历史建制，不得以合并后主体替代。
1、核查毕业证落款公章单位全称，例如“铁道部大连铁路卫生学校”（2002年并入大连大学），但证书盖章仍为原校；
2、在填写栏选择“其他”，输入公章所示完整校名，不可填写“大连大学附属卫生学校”等衍生名称；
3、如认证系统提示“未查询到该校”，须同步上传加盖档案管理部门红章的《毕业生登记表》复印件，表中“学校名称”栏须与证书一致。
四、境外院校及非全日制学历填写
境外高校、自考、成考、电大、军校等非普通高等教育学历，其办学主体与命名规则不同于内地普通高校，需按认证文件指定名称填写，不可自行翻译或简化。
1、境外院校：填写教育部留学服务中心《国外学历学位认证书》上登记的学校全称英文及中文译名，例如“University of Manchester”须填“曼彻斯特大学”，不可填“曼大”或“UMIST”（已合并前旧名）；
2、自考/成考：在“毕业学校”栏选择“其他”，输入主考院校全称+“自学考试委员会”或“成人教育学院”字样，例如“华南师范大学自学考试委员会”；
3、军队院校：填写毕业证公章所示全称，如“中国人民解放军空军军医大学”，不可省略“中国人民解放军”或误作“第四军医大学”（曾用名，2017年更名）。
五、学信网信息与证书不一致的处理
当学信网电子注册信息与纸质毕业证存在校名差异时，认证以学信网数据为优先基准，但须同步提交书面说明材料，否则系统拒绝受理。
1、登录学信网核对“学历信息”页显示的学校名称；
2、若与证书不一致，立即联系毕业院校教务处或档案馆，申请开具《校名变更情况说明》，注明新旧名称、变更时间、依据文件编号，并加盖教务处公章；
3、在认证系统“补充材料”栏上传该说明扫描件，同时在“毕业学校”栏填写学信网显示的新校名；
4、确保所填毕业时间、专业、层次三项与学信网完全一致，任何一项偏差都将导致校验中断。
