邮件合并可批量生成工作证：先用Excel规范录入员工信息（含照片路径），再在Word中创建带域代码的模板（含INCLUDEPICTURE动态插图），最后连接数据源预览、修正并导出PDF或打印。
如果您需要为大量员工快速生成统一格式的工作证，手动逐个编辑效率低下且易出错。邮件合并功能可将Excel中的员工信息自动填充到Word模板中，实现批量生成工卡。以下是具体操作步骤：
一、准备员工信息数据表
邮件合并依赖结构化数据源，必须使用Excel建立标准字段列，确保姓名、部门、职位、照片路径等信息完整准确，且首行为清晰的中文字段名，无空行或合并单元格。
1、打开Excel新建工作表，在第一行依次输入列标题：姓名、部门、职位、工号、入职日期。
2、从第二行开始逐行录入员工信息，每行对应一名员工，照片列需填写完整本地路径（如D:\photos\张三.jpg）。
3、保存文件为.xlsx格式，关闭Excel，确保该文件在后续操作中不被其他程序占用。
二、创建Word工作证模板
模板需预留占位符位置，并设置固定尺寸与边距，以匹配实际打印或制卡需求；插入域代码替代静态文字，为后续合并提供数据映射基础。
1、新建Word文档，点击【布局】→【纸张大小】→选择自定义尺寸，设为85.6mm×53.98mm（标准IC卡尺寸）。
2、点击【插入】→【文本】→【文档部件】→【域】，在类别中选“邮件合并”，域名选“MergeField”，在域名框中输入姓名，点击确定。
3、按相同方式依次插入部门、职位、工号、入职日期域，排版时保持各字段间距均匀、字体统一。
三、插入员工照片并设置动态链接
照片不能直接粘贴，必须通过域代码调用Excel中指定路径的图片文件，实现每人照片自动匹配；需启用“更新时自动重设图片大小”选项以保证显示一致。
1、将光标置于照片占位位置，点击【插入】→【快速部件】→【域】，类别选“链接和引用”，域名选“IncludePicture”。
2、在“域名”框中输入：INCLUDEPICTURE "{MERGEFIELD 照片}" \d，其中“照片”须与Excel列标题完全一致。
3、勾选下方“锁定域”和“更新时自动重设图片大小”，点击确定，此时显示为域代码而非图片。
四、执行邮件合并并预览结果
连接数据源后，Word将逐条读取Excel记录并替换模板中的域，预览可即时验证字段映射是否正确、照片路径是否有效、排版是否溢出。
1、点击【邮件】→【开始邮件合并】→【信函】，再点击【选择收件人】→【使用现有列表】，浏览并选中前述Excel文件。
2、点击【邮件】→【预览结果】，拖动滚动条查看每张工作证内容，若某张显示“错误！未找到图片”则说明该行照片路径错误或文件缺失。
3、发现异常时，点击【查找收件人】定位问题行，返回Excel修正后，再点击【更新标签】刷新全部预览。
五、完成合并并输出单页或多页工卡
最终输出支持两种形式：一是生成含全部员工工作证的单一Word文档，便于校对；二是直接打印至专用卡片纸，或另存为PDF分发。
1、确认无误后，点击【邮件】→【完成并合并】→【编辑单个文档】，在弹出窗口中选“全部”，生成独立文档。
2、新文档中每张工作证位于单独一页，检查页边距与内容居中性，必要时调整【布局】→【页边距】为窄边距。
3、点击【文件】→【导出】→【创建PDF/XPS】，保存为PDF后，可使用专业卡片打印机按1:1比例直接输出，或交由制卡公司导入制卡系统。
