传真操作需依次完成准备、放置扫描、拨号、传输监控及接收五步：检查电源线路与耗材，正确放置原稿，准确输入号码，监控握手与发送状态，按自动或手动模式接收并留意报警提示。
一、准备工作
确保传真机已接通电源并正确连接至电话线路，同时检查传真纸是否充足、墨粉或碳带（视机型而定）是否在有效期内且安装到位。还需确认待发送文件平整无褶皱、文字清晰可辨，并提前清理扫描玻璃板和进纸通道，避免卡纸或图像模糊。
1、检查传真机背面或侧面的电话线接口，将电话线一端插入传真机“LINE”口，另一端接入墙上的电话插座。
2、打开传真机前盖或后盖，装入标准A4或B5尺寸传真纸，确保纸张边缘对齐导纸板，纸面朝向符合机器标识方向。
3、按下电源键，观察显示屏是否亮起并显示待机状态；若无反应，检查电源插座及保险丝。
二、放置与扫描文件
正确放置原稿是保证传真图像完整传输的前提，不同机型支持面朝下置于扫描玻璃板，或面朝上送入自动进纸器，需依据设备物理结构选择对应方式。
1、若使用扫描玻璃板：掀开文档盖，将文件文字面朝下平铺于玻璃板左上角，使其边缘与机内刻度线对齐。
2、若使用自动进纸器：将文件文字面朝上，前端先插入进纸口，轻推至感应器触发位置，注意勿超过最大页数限制（通常为20页以内）。
3、合上文档盖或确认进纸器闭合到位，此时传真机可能发出轻微提示音或屏幕显示“Ready”字样。
三、输入与拨打传真号码
传真号码输入必须准确完整，包括区号和国际前缀（如需跨国传真），错误输入将导致拨号失败或误传至其他用户。
1、在传真机数字键盘上逐位输入接收方传真号码，注意核对屏幕显示内容。
2、部分机型支持快捷拨号：长按已预设的快捷键（如“F1”“F2”），系统自动调出对应号码。
3、按下“拨号”“开始”或“发送”按钮，传真机随即发出拨号音并尝试建立线路连接。
四、启动与监控传输过程
传真机在拨通后会自动检测对方应答信号，识别传真握手协议（如T.30协商），随后启动扫描与数据编码传输，此阶段不可中断供电或拔线。
1、听到连续“嘀—嘀—”声或看到屏幕显示“Connecting”“Handshaking”，表示正在建立通信链路。
2、当屏幕转为“Sending”或指示灯由黄变绿，说明图像数据已开始上传，此时可观察进度条或页数计数。
3、若中途出现“NG”“ERROR”或“NO RESPONSE”提示，请立即停止操作并检查线路连通性及对方传真机是否开机并处于接收状态。
五、接收传真操作
接收模式分为自动与手动两类，自动模式依赖传真机内置信号识别能力，手动模式需人工干预以确认来电性质，适用于共用电话线环境。
1、确认传真机设置为“Auto Receive”（自动接收）：进入菜单→“Receive Mode”→选择“Auto”。此时来电若为传真信号，机器将自动应答。
2、若设置为“Manual Receive”（手动接收）：当电话铃响3–4声后，按下机身“Start”“Receive”或“OK”键，传真机即启动接收流程。
3、接收过程中屏幕显示“Receiving”或页数递增，完成时自动切纸并打印，务必留意是否有“Paper Jam”“No Paper”报警提示。
