通过颜色编码和规则自动分类，可高效管理Outlook收件箱。一、使用“分类”功能为邮件添加彩色标签，如“项目A”设为红色；二、创建规则自动标记，如发件人含“@company.com”则标为蓝色；三、自定义类别名称、颜色及快捷键，提升操作效率；四、结合专用文件夹与颜色标签，实现结构化与视觉化双重管理，优化邮件处理流程。
如果您希望在Outlook中更好地管理收件箱中的邮件，可以通过颜色编码的标签对邮件进行分类。这有助于快速识别不同类型的邮件，例如工作、个人事务或待办事项。以下是实现邮件标签颜色编码和分类的具体方法：
一、使用颜色类别标记邮件
颜色类别是Outlook中用于视觉区分邮件的重要功能。通过为不同类别的邮件分配特定颜色，可以快速在收件箱中识别其重要性或主题。
1、在收件箱中右键单击某封邮件，选择“分类”，然后点击“分配新类别”。
2、输入类别名称，例如“项目A”或“财务审批”，然后选择一种颜色作为该类别的标识。
3、确认后，该邮件将显示对应的颜色标记，后续可对同类邮件应用相同类别。
4、已创建的类别会保存在系统中，以后可通过右键菜单直接为其他邮件应用相同颜色类别。
二、通过规则自动分类邮件
利用规则功能，Outlook可以根据发件人、主题关键词或接收时间等条件，自动为符合条件的邮件添加颜色类别，减少手动操作。
1、进入“文件” → “管理规则和警报”，点击“新建规则”。
2、选择基于特定条件的模板，如“将来自某人的邮件移至文件夹”或“对带有特定词语的邮件应用颜色类别”。
3、设置触发条件，例如发件人邮箱地址包含“@company.com”或主题中包含“报销”。
4、在操作步骤中选择“使用特定类别着色”，并指定预设的颜色类别。
5、完成设置后命名规则并启用，系统将自动处理符合条件的新邮件。
三、自定义颜色类别的显示样式
Outlook允许用户修改颜色类别的外观，包括名称、颜色以及快捷键绑定，以适应个人使用习惯。
1、点击“开始”选项卡中的“分类”按钮，选择“所有类别”。
2、在弹出窗口中选择要编辑的类别，点击“重命名”更改名称或“颜色”更换配色方案。
3、可为常用类别设置快捷键，例如将“紧急任务”绑定到Ctrl+Shift+F9，提高操作效率。
4、调整完成后点击“确定”，所有已应用该类别的邮件将同步更新显示效果。
四、结合文件夹与颜色标签协同管理
将颜色类别与专用邮件文件夹结合使用，可以在结构化存储的基础上增加视觉提示，提升整体组织效率。
1、在收件箱侧边栏右键点击，选择“新建文件夹”，命名为“客户沟通”或“月度报告”等具体用途。
2、将相关邮件拖动至对应文件夹，同时为其添加匹配的颜色类别，如蓝色代表“客户沟通”。
3、设置规则使满足条件的邮件自动移动到目标文件夹并标记颜色，实现双重归档机制。
4、在查看时可通过颜色快速扫描未读或待处理项，无需打开每封邮件即可判断优先级。
