申请AI志愿助手公益活动经费报销需依次完成材料准备、系统提交、多级审核、反馈处理及收款确认。首先整理发票、活动方案、预算与总结报告等完整材料，确保电子发票为PDF或OFD格式；随后登录“AI志愿助手”管理后台，在“经费管理”模块填写信息并上传文件；提交后经历系统校验、项目负责人审核及财务专员合规审查，超500元支出须提供对公支付记录；若审核不通过，需及时补正并重新提交；最终审批通过后，财务将款项转入指定账户，申请人可下载电子凭证存档。
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如果您需要为通过AI志愿助手组织的公益活动申请经费报销，必须遵循规范的流程以确保资金使用的透明与合规。以下是具体的申请与审核步骤：
一、准备报销材料
在提交申请前，必须收集并整理齐全所有与活动相关的原始凭证和文件，这是审核的基础。材料不完整将导致申请被退回。
1、收集本次活动的所有合法发票或收据，确保票据内容清晰、金额准确，并与实际支出相符。
2、整理活动方案、预算明细表以及活动总结报告，报告中需包含活动照片、参与人数、达成效果等信息。
重要提示：所有电子发票必须提供源文件（PDF或OFD格式），仅截图无效。
3、将所有材料按类别分类，并填写完整的《AI志愿助手活动经费报销申请单》。
二、登录系统提交申请
通过指定平台进行线上申报，确保信息录入准确无误，便于后续追踪和审批。
1、访问“AI志愿助手”管理后台，使用注册账号登录系统。
2、进入“经费管理”模块，选择“新建报销申请”，按页面提示逐项填写活动名称、时间、地点及总金额。
3、上传已准备好的所有材料扫描件或电子版，确保每份文件均可正常打开且信息完整。
4、核对所填信息与上传资料的一致性后，提交至初审环节。
三、等待多级审核流程
提交后的申请将依次经过多个层级的审查，以保证经费使用的合理性与合规性。
1、系统自动校验票据真伪及预算匹配情况，若发现异常会即时反馈驳回原因。
2、通过系统校验后，申请进入项目负责人审核阶段，负责人需确认活动真实性及支出必要性。
3、负责人审批通过后，转交财务专员进行票据合规性审核，重点核查发票合法性、报销范围是否符合规定。
注意：单笔超过500元的支出需提供公务卡或对公支付记录，不得以个人转账方式结算。
四、处理审核反馈意见
若申请在任一审环节被提出修改意见，需及时响应并补充完善相关信息。
1、登录系统查看审核状态，如显示“需补正”，则点击详情了解具体问题。
2、根据反馈要求，在规定时限内补充缺失材料或修正错误信息。
3、完成补正后重新提交，系统将再次启动审核流程。
五、接收报销款项
当所有审核环节均通过后，财务部门将按照既定方式发放报销资金。
1、系统发送通知，告知申请人报销已批准，并注明到账时间和金额。
2、出纳根据审批结果执行银行转账操作，款项将直接汇入申请人绑定的对公账户或指定收款账户。
3、申请人可在系统中下载电子版报销凭证作为存档依据。
