首先检查数据源格式是否兼容，确认使用.xls格式或通过Excel导入文本文件；确保第一行为唯一列标题，避免超长内容和前导零丢失；根据Office位数安装匹配的Access Database Engine组件；核对合并域与字段名一致；最后更新连接并编辑收件人列表以完成邮件合并。
如果您在使用邮件合并功能时，发现无法正确连接或读取数据源中的信息，则可能是由于数据源格式、字段匹配或软件组件问题导致的。以下是解决此类问题的具体步骤：
本文运行环境：联想ThinkPad X1 Carbon，Windows 11
一、检查并调整数据源文件格式
确保Word能够顺利读取外部数据是邮件合并成功的基础。不兼容的文件格式可能导致连接失败。
1、确认您的数据源为Excel文件时，优先尝试将文件另存为.xls格式，而非默认的.xlsx格式，以提高与Office 2016的兼容性。
2、如果使用.csv或.txt文本文件作为数据源，请通过Excel的“文本导入向导”将其导入并保存为.xls工作簿后再进行连接。
3、打开Word邮件合并向导，重新选择调整后的数据源文件，测试是否可以正常加载数据记录。
二、验证数据源结构与内容规范
正确的数据组织方式能避免域识别错误和数据显示异常。
1、确保数据源的第一行为列标题（即字段名），且每个标题名称唯一且无重复。
2、检查是否存在单元格内容超过255个字符的情况，如有，请将其拆分到多个相邻列中，防止截断或识别失败。
3、对于邮政编码、身份证号等包含前导零或纯数字但需保持原样的字段，应将该列格式设置为文本格式，避免系统自动去除前导零或转换为科学计数法。
三、安装或修复Access Database Engine组件
该数据库引擎是Office访问外部数据源的关键驱动程序，缺失或版本冲突会导致无法打开数据源。
1、判断当前Office版本为32位或64位：进入“文件”→“账户”→“关于Word”，查看版本信息。
2、根据Office位数下载对应版本的Microsoft Access Database Engine安装包（例如AccessDatabaseEngine.exe或AccessDatabaseEngine_X64.exe）。
3、若之前已安装过该组件，请先卸载旧版本，再安装匹配的新版本，完成后重启计算机。
四、修正合并域与数据源字段的匹配
当文档中插入的合并域名称与数据源列标题不一致时，会出现“无效的合并域”提示。
1、在Word中点击“插入合并域”，核对弹出列表中的域名称是否与Excel表头完全一致（包括空格和大小写）。
2、若存在不匹配的域（如显示“State”但实际应为“省”），请删除原文档中的错误域，从列表中重新选择正确的字段插入。
3、也可直接修改Excel中的列标题，使其与文档中期望使用的域名称相同，然后刷新数据源连接。
五、编辑或更新现有数据源连接
当需要更改收件人列表内容或更换数据源时，必须正确操作以避免连接中断。
1、在邮件合并任务窗格中，点击“使用现有列表”后选择“浏览”，定位到最新的数据源文件并打开。
2、若系统提示选择工作表，请确认选中包含数据的工作表，并确保其第一行确实为字段名。
3、在“邮件合并收件人”对话框中，可点击“编辑”按钮对地址列表进行增删改操作，完成后点击“确定”并选择“是”以更新数据。
