当您拨打公司电话号码时，您经常会听到自动语音信箱问候语，它可以帮助指导您完成电话簿和后续步骤。
这种语音信箱问候语让您的小型企业看起来很专业，它可以帮助增加销售额并提高客户满意度。
在本文中，我们将向您展示如何为您的在线商店、企业或博客设置语音邮件问候语。我们还将向您展示可以用作模板的最佳语音邮件问候语示例。
为什么语音邮件问候语对您的企业很重要？
移动设备上超过 88% 的本地搜索最终都是通过电话进行的。这主要归功于Google 本地搜索结果中出现的漂亮的点击通话按钮。
对于许多小型企业来说，可能无法立即接听所有电话。有时客户可能会在下班后打电话，而您当时可能很忙或没有工作人员。
这就是您的语音信箱问候语发挥作用的地方。
对于许多客户来说，这将是他们第一次与您的企业接触。不设置语音信箱问候语可能会导致您的客户流失给竞争对手。
另一方面，语音信箱问候语不正确也会产生严重后果。客户可能会挂断电话，不继续跟进，或者只是联系您的竞争对手。
话虽这么说，让我们看看如何为您的在线业务正确设置语音邮件问候语。
设置语音信箱问候语的最佳方式
通常，小企业主使用固定电话或移动电话号码来管理呼叫。虽然它可以完成工作，但它们不允许您正确管理业务呼叫或设置有效的自动语音邮件问候语。
管理商务电话的最佳方式是使用商务电话服务。许多小型企业使用虚拟商务电话号码，因为它可以让他们在不牺牲隐私的情况下有效管理商务电话。
与固定电话或手机号码不同，它使用互联网来管理呼叫。这项技术的官方术语称为商业 VoIP 电话服务（互联网协议语音）。
与固定电话和移动电话相比，使用商务电话服务具有以下优势：
- 您可以设置营业时间，并根据一天中的时间录制不同的语音问候语以播放。
- 您可以设置自动助理、添加分机来路由呼叫、让用户留下语音留言等等。
- 它可以在您的计算机、平板电脑、桌面电话，甚至使用应用程序的手机上运行。
- 多个用户可以使用相同的电话号码，无论其位置如何。
- 您可以轻松地向新员工授予访问权限，而无需召集技术人员或购买新设备。
我们建议使用Nextiva，因为他们是市场上最好的商务电话服务提供商。它们提供了一套全面的功能，包括易于使用的基于网络的管理面板和适用于您手机的应用程序。
我们在业务中使用 Nextiva 来管理对 WPBeginner 和其他Awesome Motive属性的调用。
如果您想要替代解决方案，那么您可以看看RingCentral或Ooma。它们都是出色的商务电话服务，并且提供了功能极其丰富的平台，其中包含许多工具来管理语音问候、自动助理、语音消息、通话记录等。
设置商务电话服务后，您可以使用其易于遵循的设置来设置语音问候语。
企业语音问候示例
您必须遵循一些基本规则才能创建最有效的语音邮件问候语：
- 避免诸如“您的电话对我们很重要”之类的陈词滥调。他们被过度使用，不再感到真诚。
- 确保您的语音邮件录音听起来友好且个性化。
- 尽量不要听起来像是在读剧本。
- 如果可以的话，请聘请一位语音艺术家来帮助您录制语音邮件问候语。您甚至可以在 Fiverr 上找到某人。
- 确保您的语音邮件提供重要信息，例如您的公司名称、营业时间和联系信息。
以下是一些可用于您的业务的语音邮件问候语模板。
非工作时间语音邮件问候语示例
当客户在下班后或周末给您打电话时，将会播放此语音信箱问候语。确保此语音邮件问候语告知用户办公时间以及联系客户服务或商店位置的其他方式。
“嗨，您已到达[公司名称]。我们的服务时间为周一至周五 [太平洋标准时间] [上午 9 点] 至 [下午 6 点]。您还可以使用我们网站 [www.example.com] 上的联系表给我们留言，我们将通过电子邮件回复您。如果您希望我们给您回电，请留下您的姓名和电话号码以及短信，我们的团队将尽快给您回复。”
“嗨，您已到达[公司名称]。我们目前无法接听您的电话。我们的办公时间是【营业时间】周一至周五。我们位于[商店位置]的商店周末仍对顾客开放。您还可以通过我们的网站 [www.example.com] [每周 7 天、每天 24 小时] 上的实时聊天与我们联系。如果情况不紧急，并且您希望我们回电，请在嘟声后留下您的姓名和电话号码。”
正如您所看到的，这两个示例都提供了重要信息，并为客户提供了通过实时聊天或联系表单进行联系的替代方式。
假期语音信箱问候语示例
这些问候语可以在假期期间录制。
“您好，您已到达[公司名称]。我们的团队目前不在办公室与朋友和家人一起度过假期。我们将在[日期和时间]恢复工作。请留下您的姓名和电话号码，我们会尽快回复您。[节日快乐（或适合该节日的问候语）]”。
“节日快乐！我们[公司名称] 的团队将休假至[日期]。如果您是现有客户，您仍然可以在我们的网站上打开支持票证，我们将尽力在接下来的 24 小时内回复您。您还可以通过实时聊天或我们网站 [www.example.com] 上的联系表与我们联系。如果不紧急，您可以在嘟嘟声后留下您的姓名和电话号码。我们会尽快回复您的电话。”
“嗨，您已到达[公司名称]。我们因（假期名称）休息，并将于 [日期和时间] 恢复工作。如果您需要紧急回复，可以发送电子邮件至 (email_address)，我们将尽力在 24 小时内回复所有电子邮件。您也可以给我们留言，我们会在假期后给您回复（新年快乐/假期）”。
如您所见，这些语音邮件问候语为客户提供了尽可能多的信息。这些问候还确保客户知道如何在假期期间使用其他联系方式获得更快的答复。
离开/忙碌语音信箱问候语示例
如果您很忙、不在或人手不足而无法立即接听客户电话，那么您可以使用这些问候语作为示例。
“您好，您已联系[公司名称]，我们现在无法接听您的电话，但我们很乐意尽快给您回电。请在嘟嘟声后留下您的姓名和电话号码。”
“嗨，我们目前无法使用电话。如果不是太紧急，那么您可以给我们发送电子邮件至（电子邮件地址）。否则，请在嘟声后留下您的姓名和电话号码，我们会立即给您回电。”
如果您是唯一接听电话的人，那么您可以将其设为个人语音信箱问候语。
“嗨，您已到达（您的名字）。我目前无法接听电话。您可以向我发送电子邮件至（电子邮件地址），也可以在听到提示音后留下您的姓名和电话号码，我会尽快给您回电。”
测试并改进您的语音邮件问候语
使用专业电话服务的另一个重要原因是您可以跟踪所有呼叫并查看有关它们的详细报告。例如，这就是 Nextiva 的通话分析页面的样子。
您需要跟踪有多少用户听到每个语音邮件问候语以及他们的回应方式。留言分数较高的客户的语音信箱问候工作效率很高。
甚至没有完全听到的语音邮件消息就是失败的。
我们建议尝试不同的语音信箱问候语以找到完美的平衡。定期更新语音信箱问候语还可以帮助您填补您甚至不知道存在的沟通空白。
跟进您的语音邮件消息
现在您已经设置了平衡、信息丰富且友好的语音信箱问候语，下一步就更加关键了。
客户给您留言后会发生什么？
如果您使用专业的商务电话系统，那么您将能够轻松跟踪和回复这些消息。
确保您和您的员工为快速跟进做好同样充分的准备。及时回电对于加强业务关系和完成销售大有帮助。
我们希望本文能帮助您了解如何为您的在线业务设置语音邮件问候语。您可能还想查看我们有关如何创建免费企业电子邮件地址的指南以及我们专家为小型企业精选的最佳电子邮件营销服务。
