Excel制作一个简单的进销存系统 Excel函数应用实例教程【模板】

可仅用Excel内置函数快速搭建轻量级进销存工具：通过三张结构化表格（商品档案、入库记录、出库记录）配合SUMIFS动态计算库存、XLOOKUP自动带出商品信息、数据验证限制编码输入、条件格式标示低库存。

如果您希望在Excel中快速搭建一个轻量级的进销存管理工具，无需编程或数据库支持，仅依靠内置函数即可实现库存自动计算、出入库记录联动与实时余额更新，则可通过结构化表格配合核心函数组合完成。以下是具体实现步骤：

本文运行环境：MacBook Air，macOS Sequoia。

一、设计基础数据表结构

需建立三张相互关联的平行工作表：【商品档案】用于维护品名、规格、初始库存；【入库记录】登记采购/调入明细；【出库记录】登记销售/领用明细。所有表格均采用Excel“表格”（Ctrl+T）格式，以启用结构化引用并确保函数可动态扩展。

1、在【商品档案】表中，设置列标题为：A1=商品编码、B1=商品名称、C1=单位、D1=期初库存；

2、在【入库记录】表中，设置列标题为：A1=日期、B1=商品编码、C1=数量、D1=备注；

3、在【出库记录】表中，设置列标题为：A1=日期、B1=商品编码、C1=数量、D1=备注；

4、选中每张表的数据区域（含标题行），按 Ctrl+T 创建表格，并分别为其命名：tblGoods、tblIn、tblOut；

二、用SUMIFS实现动态库存计算

在【商品档案】表的E1单元格输入“当前库存”，E2起填充公式，通过双条件汇总分别统计各商品在入库与出库表中的累计发生额，再与期初库存相加减，得出实时结存。

1、在【商品档案】表E2单元格输入以下公式：=D2+SUMIFS(tblIn[数量],tblIn[商品编码],[@商品编码])-SUMIFS(tblOut[数量],tblOut[商品编码],[@商品编码])；

2、确认后向下填充至全部商品行；

3、该公式自动识别当前行的商品编码，分别在入库与出库表中查找匹配项并求和，避免手动指定行范围；

三、用XLOOKUP自动带出商品信息

为提升【入库记录】与【出库记录】录入效率，避免重复输入商品名称与单位，在录入商品编码时，系统应自动回填对应名称与单位，减少人工错误。

1、在【入库记录】表C1右侧插入新列，标题设为“商品名称”，D1设为“单位”；

2、在C2单元格输入公式：=XLOOKUP(B2,tblGoods[商品编码],tblGoods[商品名称],"")；

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3、在D2单元格输入公式：=XLOOKUP(B2,tblGoods[商品编码],tblGoods[单位],"")；

4、将两列公式同步下拉，当B列填写有效商品编码时，右侧自动显示对应信息；

四、用数据验证限制编码输入

防止在【入库记录】与【出库记录】中误填不存在的商品编码，需对B列（商品编码）设置下拉列表，仅允许从【商品档案】表中已存在的编码中选择。

1、选中【入库记录】表B2:B1000区域；

2、点击【数据】→【数据验证】→【允许】选择“序列”，【来源】框中输入：=tblGoods[商品编码]；

3、勾选“忽略空值”与“提供下拉箭头”，点击确定；

4、对【出库记录】表B2:B1000执行完全相同的操作；

五、用条件格式标示低库存

当某商品当前库存低于设定阈值（如5件）时，需在【商品档案】表中高亮显示，便于及时补货，该功能依赖条件格式与相对引用结合。

1、选中【商品档案】表E2:E1000区域（当前库存列数值区）；

2、点击【开始】→【条件格式】→【新建规则】→【使用公式确定要设置格式的单元格】；

3、在公式框中输入：=$E2；

4、点击【格式】设置填充色为浅红色，字体加粗，确定应用；

以上就是Excel制作一个简单的进销存系统 Excel函数应用实例教程【模板】的详细内容，更多请关注php中文网其它相关文章！