微信商户平台手动退款需四步：一、登录后通过【交易中心】→【交易管理】→【交易订单】定位“支付成功”订单；二、点击【申请退款】，填写订单号、退款金额、原因及唯一商户退款单号；三、在【退款查询】中核验状态，success为成功，closed需充值重试；四、合单须拆子单退款，分账订单须先完结分账。
如果您在微信商户平台处理订单时需要向用户退还已支付款项，但不清楚如何在后台完成手动退款操作，则可能是由于未正确进入退款管理模块或未按规范填写必要字段。以下是完成微信商户平台手动退款的具体步骤：
一、登录商户平台并定位订单
该步骤用于准确识别待退订单，确保退款对象与原始交易一致，避免误操作导致资金错退。必须通过官方认证的商户账号登录，且仅能对状态为“支付成功”的订单发起退款。
1、访问微信支付商户平台官网（https://pay.weixin.qq.com），使用已绑定的管理员手机号及密码登录。
2、登录后点击顶部导航栏【交易中心】，再依次进入【交易管理】→【交易订单】→【批量订单查询】。
3、在订单列表中，通过输入订单号、下单时间范围或买家昵称进行筛选，找到目标订单。
4、确认该订单的“交易状态”显示为SUCCESS（支付成功），且订单创建时间未超过365天，方可继续操作。
二、进入退款管理页面提交申请
此环节用于正式发起退款请求，系统将校验订单有效性、账户余额及参数完整性，仅当全部条件满足时才生成可执行的退款单。
1、在目标订单右侧操作栏，点击【申请退款】按钮；或返回【交易中心】→【交易管理】→【退款管理】→【申请退款】。
2、在【申请退款】页面，输入以下任一订单标识：微信支付订单号（transaction_id） 或 商户订单号（out_trade_no）。
3、点击【下一步】，进入【退款信息】页面，核对订单基本信息，包括商品名称、实付金额、买家信息等。
4、填写本次退款金额（支持全额或部分退款，单笔订单最多支持50次部分退款），并输入退款原因（该内容将同步至用户微信通知中）。
5、输入商户退款单号（out_refund_no），该编号须为服务商系统内唯一值，仅含数字、大小写字母及_-|*@符号，长度不超过64字符。
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6、确认无误后点击【提交申请】，页面跳转至【退款申请已提交成功】提示页。
三、查询并确认退款结果
申请提交仅代表退款单已被受理，实际资金退回需以微信支付系统最终状态为准。必须通过主动查询或接收回调通知验证结果，不可依赖接口返回的“受理成功”作为退款完成依据。
1、在【退款申请已提交成功】页点击【进入退款查询】，或前往【交易中心】→【交易管理】→【退款管理】→【退款查询】。
2、在退款查询页面，输入刚提交的商户退款单号 或 原订单号，点击【查询】。
3、查看返回的退款状态：若为success，表示资金已原路退回用户账户；若为closed，说明因出资账户余额不足导致退款关闭，需充值后使用原退款单号重试；若为processing，建议间隔1分钟后再次查询，超5分钟仍为该状态则逐步延长轮询间隔。
4、如未配置或未接收到退款结果通知（notify_url），必须主动调用【查询单笔退款（按商户退款单号）】接口验证，不可跳过此步骤。
四、特殊场景处理方式
针对合单支付、分账订单等复杂交易结构，标准退款流程不适用，需额外执行前置操作以满足系统校验要求，否则将直接拒绝退款请求。
1、对于合单支付订单：不可使用总单号（combine_out_trade_no）退款，必须拆解为子单，分别填写各子单的sub_orders.transaction_id 和 sub_orders.out_trade_no 发起退款。
2、对于已分账订单：若存在分账给其他商户成功的情况，退款不会自动回退分账资金，出资方为商户基本账户可用余额；申请前须先调用【完结分账】接口，将冻结资金全额解冻，确保可用余额 ≥ 退款金额。
3、若退款失败并返回错误码 RESOURCE_NOT_EXISTS（退款单不存在），应使用原单、原参数、原退款单号立即重试，该操作幂等且安全，不会造成重复扣款。
