标准在职证明须用公司抬头纸打印，含员工基本信息、职务、入职时间等法定要素，加盖行政或人事备案公章并由负责人手签，按银行、使馆等用途增补专项内容。
如果您需要向银行、使馆或公积金中心等机构提交在职证明，但不确定如何规范开具，则可能是由于内容缺失、格式不统一或盖章流程不合规导致被退回。以下是标准格式模板及公司盖章流程的详细操作说明：
一、使用公司抬头纸并填写标准正文内容
在职证明必须依托单位正式抬头纸打印，以体现文件来源的权威性与真实性；抬头纸应包含公司全称、地址、联系电话等基础信息，位于文档顶部居中位置。正文需严格按法定要素组织语言，避免口语化或冗余描述。
1、在抬头纸第一行正中间写明公司全称，字体稍大；
2、第二行起空两格开始书写正文，采用“兹证明……”句式；
3、依次填写员工姓名、性别、身份证号码、入职日期、现任职务、所属部门；
4、如用途涉及贷款或签证，可补充税前月薪金额，但须经员工本人书面同意；
5、末尾统一使用“特此证明”四字，单独成行，前面空两格；
6、落款处注明公司全称、单位地址、联系电话、出具日期，并预留公章与签字位置。
二、加盖有效公章并完成负责人签字
公章是证明法律效力的核心要件，仅打印文字无章无效；必须使用单位行政公章（圆形）或人力资源专用章（需已在公安系统备案），复印章、电子章、财务章均不符合对外证明要求。
1、确认公章印迹清晰完整，边缘无断线、模糊或重影；
2、公章应覆盖落款单位名称至少三分之一，且不得压住“特此证明”字样；
3、由公司法定代表人或人事负责人手写签名，不可代签、打印或使用签字章；
4、签名需与公章位置邻近，体现权责一致；
5、若为涉外用途，可在中文证明下方附不盖章的英文翻译件，但原件仍须为中文并盖章。
三、通过人事系统导出模板并人工复核
部分企业已部署HR信息系统，支持一键生成在职证明模板，但系统输出内容可能未同步最新劳动合同条款或岗位变动信息，因此必须由人事专员逐项比对原始档案。
1、登录公司内部HR系统，在“员工服务”模块选择“在职证明开具”功能；
2、输入员工身份证号，调取其最新劳动合同、入职审批单、岗位异动记录；
3、核对系统自填字段是否与档案一致，重点检查入职时间、职务名称、薪资结构；
4、手动修正偏差项，保存后导出PDF版本；
5、打印纸质版，在指定位置加盖鲜章并由负责人签字。
四、委托第三方代办时验证资质与用印权限
当员工无法亲自办理或单位无专职人事岗时，可委托具备人力资源服务许可证的机构代为开具，但须确保其持有单位出具的《用印授权书》，否则证明无效。
1、查验代办机构营业执照经营范围是否含“人力资源服务”；
2、索取加盖公章的《在职证明代办授权书》，明确授权事项、期限及用印范围；
3、要求代办方提供加盖公章的证明样本预览，确认无错别字、缺项、逻辑矛盾；
4、收到成品后立即核对公章编码是否与单位备案一致；
5、所有代办证明必须附带加盖公章的授权书原件，否则视为无效材料。
五、按用途差异增补专项字段
不同受理机构对在职证明内容有差异化要求，例如签证机关关注任职稳定性，银行侧重收入水平，公积金中心则需明确劳动关系存续状态，因此需动态调整正文细节。
1、用于申办签证：须注明出生日期、护照号码、单位详细地址及固定联系电话；
2、用于住房贷款：需列明税前月收入、年奖金总额、是否签订无固定期限劳动合同；
3、用于职称评审：应增加“该员工在职期间工作认真负责，能按时完成各项工作任务”等履职评价语句；
4、用于子女入学：须注明员工在本单位连续服务年限，并加盖单位党组织印章（如适用）；
5、任何增补内容均不得虚构、夸大，所有数据必须与劳动合同、工资条、个税缴纳记录完全一致。
