辞职信须严格遵循法定格式与职场规范：标题居中写“辞职信”，称谓顶格具名；正文分三段写明离职声明、客观原因、交接承诺；结语用“此致”“敬礼！”，落款手写签名及中文数字日期；禁用模糊抬头、负面表述、被动措辞，须同步提交纸质原件与PDF电子版并附交接清单等材料。
如果您准备提交离职申请，但对正式文书的结构与要素把握不准，则可能是由于未遵循法定格式与职场通用规范。以下是撰写标准辞职信与正式辞职报告的具体操作路径：
一、标题与称谓的规范设置
标题必须居中书写“辞职信”或“辞职申请书”，字体略大于正文，不可省略或替换为“离职说明”“退出申请”等非标准表述。称谓须顶格书写，明确指向直属领导姓名或公司人力资源部全称，例如“尊敬的张伟经理”或“XX有限公司人力资源部”，后加冒号，不得使用“各位领导”“相关部门”等模糊指代。
1、在文档顶部正中位置输入“辞职信”，字号设为小二或16磅，加粗显示。
2、换行后顶格书写称谓，如“尊敬的李敏总监：”，注意冒号为中文全角符号。
3、避免使用“致相关负责人”“敬启者”等非正式、不具指向性的抬头。
二、正文三段式内容组织法
正文须严格按“离职声明—原因说明—交接承诺”逻辑展开，每部分独立成段，不可合并或颠倒顺序。法律效力与职业可信度高度依赖该结构完整性，缺失任一环节可能影响离职流程合规性。
1、首段开门见山写明离职意愿，采用固定句式：“因个人职业规划调整，现正式提出离职申请。”
2、次段说明原因，仅限客观可陈述事项，如家庭迁居需异地通勤、继续攻读硕士学位、健康因素需系统治疗，严禁出现“工资偏低”“管理混乱”“加班过多”等负面评价。
3、末段明确最后工作日，须标注具体年月日，并承诺交接事项，例如：“拟于2026年2月15日离职，期间将完成客户资料归档及系统操作培训。”
三、结语与落款的法定格式
结语部分必须使用标准敬语组合“此致”与“敬礼”，二者分行书写，“此致”空两格，“敬礼”顶格，后加感叹号。落款须手写签名并注明中文数字日期，体现法律要件效力，电子签名或打印姓名无效。
1、正文结束后另起一行，空两格书写“此致”，不加标点。
2、再起一行顶格书写“敬礼！”，感叹号为必需符号。
3、落款分两行置于右下角：“申请人：XXX”“日期：二〇二六年二月十五日”，其中年份须用中文数字，不可写作“2026年”。
四、避坑要点与材料配套
形式瑕疵可能导致离职程序被质疑，甚至影响离职证明开具与社保转移。所有内容须与劳动合同存续状态一致，提前通知期不得少于三十日，且必须保留递交凭证。
1、禁止使用“望批准”“请审批”等被动表述，依法提交即生效，无需等待批复。
2、同步提交纸质原件（亲笔签名）与PDF电子版，文件命名为“王磊_20260215离职申请”。
3、随附材料包括：签字版工作交接清单、年假未休折算确认单、社保减员时间确认函。
