电子发票须经查验平台核验合法真实后方可报销；数电票以XML为法定归档载体，PDF/OFD需与XML并存；报销系统须支持XML解析、数字签名验证及防重校验；打印仅限必要场景且须标注原始文件信息；归档须按月分类、打包加密、上链存证并生成带章清单。
一、确认电子发票合法真实并完成接收验证
电子发票只有经查验合法、真实，才具备报销入账归档前提。接收方须通过全国增值税发票查验平台或开票方提供的验真接口核验发票代码、号码、开票日期、校验码及金额等关键字段是否一致，且未被作废或红冲。
1、访问国家税务总局全国增值税发票查验平台（https://inv-veri.chinatax.gov.cn）。
2、输入电子发票PDF或OFD文件中显示的发票代码、发票号码、开票日期和校验码。
3、点击“查验”按钮，确认页面显示“该发票状态正常，查验通过”。
4、保存查验结果截图，作为报销附件之一；查验不通过的电子发票不得用于报销入账。
二、区分数电票XML与PDF/OFD格式选择对应归档方式
全面数字化电子发票（数电票）以XML格式为法定原始数据载体，其含数字签名的结构化数据具有最高法律效力；PDF或OFD为可视化呈现格式，不可单独作为归档依据。
1、若取得的是数电票XML文件：可直接用于报销入账归档，无需打印纸质件，也无需另存PDF/OFD。
2、若仅取得PDF或OFD格式文件：必须同步保存其对应的、含数字签名的XML源文件，二者缺一不可。
3、在报销系统中上传时，优先上传XML文件；如系统不支持XML解析，则需同时上传XML+PDF/OFD，并在备注栏注明“XML为主凭证，PDF为可视化副本”。
三、完成报销入账前的系统适配与防重控管
会计核算系统必须满足国家统一要求，能准确读取电子凭证元数据、识别数字签名、执行审签流程，并有效防止重复入账，否则不得仅以电子形式报销。
1、登录单位用友、金蝶或自建财务系统，在“电子凭证接收”模块检查是否已启用“数电票XML解析引擎”。
2、进入“报销单创建”界面，选择“电子发票”类型，点击“导入XML”，系统自动提取发票代码、金额、税额、销售方信息等字段。
3、核对系统提取内容与XML文件原文是否完全一致，重点比对发票专用章数字签名哈希值是否匹配。
4、提交前勾选“已确认该电子凭证未在本系统重复提交”，系统将自动校验历史入账记录并拦截重复单据。
四、合规打印操作（仅限确需纸质场景）
单位确因内部管理或特殊报销要求需打印电子发票时，必须确保打印件清晰完整、所有要素可见，且同步保留原始电子文件，否则打印件不具备独立报销效力。
1、使用Adobe Acrobat Reader DC或专业OFD阅读器打开PDF/OFD文件，禁用“压缩打印”“灰度模式”等可能导致信息丢失的选项。
2、在打印设置中选择“实际大小”或“无缩放”，确保二维码、发票专用章、校验码等区域完整呈现在纸面。
3、打印后手动在纸质件右上角空白处标注：“本件系××××年××月××日接收的电子发票（发票代码：××××××××××）纸质打印件，原始XML文件已归档至财务系统第×××号目录”。
4、将打印件与报销单、审批单一同扫描为PDF，上传至报销系统，系统自动关联原始XML哈希值。
五、电子会计凭证归档存储实操
归档必须符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令），核心是保障长期可读性、防篡改性与可追溯性，非简单文件拷贝。
1、在单位电子档案管理系统中新建“2026年度电子会计凭证归档库”，按月分设子目录，命名格式为“202601_电子发票_销售类”。
2、将每张电子发票XML文件与其对应报销单编号、记账凭证号、审批人电子签名哈希值打包为ZIP文件，文件名包含“发票代码_报销单号_归档时间戳”。
3、对ZIP包执行SHA-256算法生成唯一摘要值，将摘要值写入单位区块链存证平台或本地可信时间戳服务器。
4、在财务系统中执行“归档确认”操作，系统自动生成归档清单PDF，含每份凭证的存储路径、摘要值、归档操作员、归档时间，并加盖单位电子档案专用章数字签名。
