需使用邮件合并功能批量生成个性化信函或标签：先准备含规范字段的Excel数据源；再在Word中创建主文档并启动邮件合并向导；接着关联数据源；然后插入对应合并域；最后预览并完成合并输出。
如果您需要在Word中将同一份信函或标签模板批量套用到不同收件人信息上，则需使用邮件合并功能。以下是完成此任务的具体步骤：
一、准备数据源文件
邮件合并依赖外部数据源（如Excel表格）提供姓名、地址等变量信息。该文件必须结构清晰，首行为字段标题，且无空行或合并单元格。
1、新建Excel工作簿，在第一行依次输入列标题，例如：姓名、单位、地址、邮编。
2、从第二行开始逐条录入收件人信息，确保每列数据与标题严格对应。
3、保存文件为.xlsx格式，并记住其完整存储路径。
二、创建主文档并启动邮件合并向导
主文档是信函或标签的固定内容载体，所有个性化字段将插入其中。Word通过“邮件”选项卡调用内置向导引导操作流程。
1、打开空白Word文档，切换至“邮件”选项卡。
2、点击“开始邮件合并”→“信函”（若制作标签则选“标签”）。
3、确认文档类型后，向导面板自动展开，当前处于第一步“选择文档类型”状态。
三、选取收件人列表
此步骤将主文档与外部数据源建立关联，使Word可读取并引用其中各字段值。
1、在“邮件”选项卡中点击“选择收件人”→“使用现有列表”。
2、在弹出窗口中浏览并选中前述保存的Excel文件，点击“打开”。
3、在“选择表格”对话框中勾选含数据的工作表名称（通常为Sheet1），确认“首行包含列标题”，点击“确定”。
四、插入合并域
合并域是占位符，代表数据源中某一列的内容。在主文档中插入这些域后，执行合并时将被实际数据动态替换。
1、将光标定位到需插入姓名的位置，点击“插入合并域”下拉菜单，选择“姓名”。
2、在换行后定位光标，再次点击该菜单，依次选择“单位”“地址”“邮编”，各插入一次。
3、可在字段前后添加固定文字，例如在“姓名”前加“尊敬的”，在“地址”后加“收”字。
五、预览与完成合并
预览功能允许逐条检查生成效果，确认无误后即可输出全部结果。
1、点击“预览结果”按钮，使用右侧翻页控件查看不同记录对应的信函内容。
2、若发现某条数据错位，返回Excel修正后，回到Word中点击“更新标签”或“更新信函”刷新显示。
3、确认无误后，点击“完成并合并”→“编辑单个文档”，选择“全部”，Word自动生成含所有记录的新文档。
