可借助AI高效制定会议议程，需先明确目标、人员与时长，再构造含角色、任务、格式的精准提示词，最后人工校验产出物、时间分配与材料前置。
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如果您需要快速制定一份结构清晰、内容完整的会议议程，但又缺乏时间或经验梳理流程，则可以借助AI工具高效完成。以下是具体操作步骤：
一、明确会议目标与参会人员
在调用AI生成议程前，必须向其提供准确的上下文信息，否则输出内容易偏离实际需求。AI依赖输入提示词（Prompt）理解任务边界，因此需提前定义会议类型、核心议题及角色构成。
1、确定本次会议的核心目的，例如同步项目进度、评审设计方案、启动新季度OKR；
2、列出所有参会者及其职能，如产品经理（负责需求确认）、技术负责人（评估开发排期）、市场部代表（提供推广节奏）；
3、注明会议时长与形式，例如线下90分钟站立会，或线上60分钟视频会议。
二、构造精准提示词并输入AI工具
不同AI平台对指令敏感度不同，使用结构化提示词能显著提升输出质量。应包含角色设定、任务指令、格式约束三要素，避免模糊表述。
1、在ChatGPT、Kimi或文心一言等对话框中输入：“你是一位资深会议策划顾问，请为一场60分钟的跨部门协作会生成议程。会议目标是确认Q3用户增长方案落地路径，参会人包括增长负责人、产品总监、运营主管、数据分析师。要求：每项议题标注建议时长、主持人、所需材料，结尾预留5分钟QA”；
2、若首次输出偏简略，追加指令：“请将‘讨论用户分层策略’拆解为三个子环节：当前分层逻辑复盘（10分钟）、A/B测试结果解读（12分钟）、灰度上线节奏对齐（8分钟）”；
3、检查AI返回内容是否含重复项、超时分配或职责错配，如有则直接指出错误点要求重写，例如“第二项‘预算审批’未指定财务负责人，且时长30分钟超出总时长，需压缩至15分钟并补充审批人字段”。
三、人工校验与动态调整
AI生成的议程是初稿，需结合组织惯例与实时业务状态进行干预。重点核查时间节点合理性、决策点归属、信息前置条件是否满足。
1、核对每项议题是否具备明确产出物定义，例如“确定渠道投放优先级”应改为“输出TOP3渠道ROI对比表及首周执行清单”；
2、检查关键决策环节是否预留足够缓冲时间，如技术可行性评估后需增加5分钟休整，避免连续高强度讨论导致判断偏差；
3、将议程中涉及的材料准备项单独提取，发送给对应负责人并标注“请于会前24小时提交终版数据看板链接”。
