Outlook规则可自动分类、转发或标记邮件，支持创建、模板快速设置、编辑启停、导入导出及故障排查五类操作。
如果您希望在 Outlook 中自动分类、转发或标记邮件，规则功能可以帮您实现这些操作。以下是创建、管理和使用 Outlook 规则的具体步骤：
一、创建新规则
创建规则是让 Outlook 自动执行预设操作的基础，规则基于发件人、主题、关键词、收件箱位置等条件触发对应动作。
1、打开 Outlook 桌面客户端，点击顶部菜单栏的“文件”选项。
2、选择“管理规则和通知”，弹出“规则和通知”对话框。
3、点击“新建规则”，在弹出窗口中选择“从空白规则开始”并点击“下一步”。
4、勾选适用条件，例如“发件人包含特定词语”或“主题中包含特定词语”，点击“下一步”。
5、勾选要执行的操作，例如“将项目移至指定文件夹”或“用特定格式标记主题”，点击“下一步”。
6、设置具体参数，如选择目标文件夹或输入高亮颜色，点击“完成”并命名该规则。
二、基于模板快速创建规则
Outlook 提供预设模板，可大幅缩短配置时间，适用于常见场景如自动归档会议邀请或过滤广告邮件。
1、在“规则和通知”对话框中，点击“新建规则”。
2、选择“使用高级向导创建规则”，点击“下一步”。
3、在模板列表中选择“将来自某人的邮件移至文件夹”，点击“下一步”。
4、点击“人员或公共组”链接，在弹出窗口中输入发件人邮箱地址，点击“确定”。
5、点击“指定文件夹”链接，选择目标文件夹，点击“确定”后完成设置。
三、编辑与启用/禁用现有规则
已创建的规则可随时调整条件或动作，也可临时停用而不删除，避免误操作影响邮件处理流程。
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1、进入“规则和通知”对话框，找到需修改的规则名称。
2、选中该规则，点击右侧“更改规则”按钮，再选择“编辑规则”。
3、在编辑界面中修改条件、操作或例外项，点击“下一步”直至“完成”。
4、若仅需暂停规则运行，取消勾选该规则左侧的复选框，此操作不会删除规则，仅停止生效。
四、导入与导出规则配置
当需要在多台设备间同步规则，或备份以防配置丢失时，可导出为 .rwz 文件进行迁移或存档。
1、在“规则和通知”对话框中，点击“选项”按钮。
2、选择“导出规则”，指定保存路径并命名文件，点击“保存”生成 .rwz 文件。
3、在另一台电脑的 Outlook 中，打开“规则和通知”，点击“选项”→“导入规则”。
4、浏览并选择此前导出的 .rwz 文件，导入后需手动启用新加载的规则。
五、排查规则未生效问题
规则未按预期执行常因条件匹配失败、顺序冲突或客户端缓存导致，需逐项验证关键节点。
1、确认规则已启用，即规则名称前复选框处于勾选状态。
2、检查规则顺序，位于上方的规则会优先执行，可能拦截后续规则的触发。
3、右键点击某封符合条件的邮件，选择“规则”→“创建规则”，观察是否能自动生成匹配项。
4、在“规则和通知”中点击“查看日志”，检查最近 30 天内规则执行记录及失败原因。
