在信息爆炸的时代，企业内部往往积累了大量的文档、文件和数据。如何高效地检索和利用这些信息，成为了提升组织效率的关键。 SharePoint 作为企业级协作平台，拥有强大的文档管理和团队协作功能。然而，在海量信息面前，用户仍然面临着信息检索困难、协作效率低下的挑战。 为了解决这些问题，SharePoint 推出了全新的功能——SharePoint Agents，它利用人工智能 (AI) 技术，为用户提供智能化的信息检索、协作和决策支持。本文将深入解析 SharePoint Agents 的功能特点、应用场景和使用方法，帮助企业用户更好地利用这一工具，提升协作效率。 通过本文，你将了解到： 什么是 SharePoint Agents？它的核心功能是什么？ 如何创建和配置 SharePoint Agents？ SharePoint Agents 在哪些场景下可以发挥作用？ 如何利用 SharePoint Agents 提升团队协作效率？ SharePoint Agents 的优势和局限性是什么？ 希望通过本文的介绍，能够帮助你更好地了解 SharePoint Agents，并将其应用于实际工作中，从而提升团队的协作效率和组织的整体竞争力。
SharePoint Agents 关键要点
SharePoint Agents 是一个基于 AI 的智能代理，可以帮助用户快速检索和利用 SharePoint 中的信息。
用户可以通过简单的操作创建和配置 SharePoint Agents，无需编写复杂的代码。
SharePoint Agents 可以应用于多种场景，例如客户支持、知识管理和项目协作。
通过 SharePoint Agents，团队成员可以更方便地获取信息、协同工作，从而提升协作效率。
SharePoint Agents 的预制 Copilot功能和自定义 Agent功能帮助用户从不同维度使用AI能力.
SharePoint Agents 深度解析
什么是 SharePoint Agents？
sharepoint agents 是一项集成到 sharepoint 中的创新功能，
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旨在利用 AI 的力量简化内容发现和互动过程。 它可以被视作一个虚拟助手，能够理解用户提出的问题并提供精准的答案，所有这些都基于存储在您的 SharePoint 环境中的数据。
SharePoint Agents 旨在解决以下问题：
- 信息过载： 企业内部通常存在大量文档和数据，员工难以快速找到所需信息。
- 知识孤岛： 不同团队或部门之间缺乏有效的知识共享机制，导致信息重复建设和资源浪费。
- 协作效率低下： 团队成员在协作过程中，需要花费大量时间进行信息检索和沟通。
- 决策支持不足： 决策者难以快速获取所需的信息，导致决策效率低下。
SharePoint Agents 通过以下方式解决这些问题：
- 智能信息检索： 利用 AI 技术，对 SharePoint 中的内容进行语义分析和索引，从而实现精准的信息检索。
- 个性化知识推荐： 根据用户的角色、兴趣和工作习惯，推荐相关的知识和信息。
- 自动化协作流程： 自动化信息检索、共享和沟通等协作流程，减少人工干预。
- 智能化决策支持： 为决策者提供全面的信息分析和决策建议，提升决策效率。
SharePoint Agents 的核心功能：
- 智能信息检索： 用户可以通过自然语言提问，快速检索 SharePoint 中的内容。
- 个性化知识推荐： 系统会根据用户的角色和兴趣，推荐相关的知识和信息。
- 自动化协作流程： 自动化信息检索、共享和沟通等协作流程。
- 智能化决策支持： 为决策者提供全面的信息分析和决策建议。
简单来说，SharePoint Agents 就是一个企业内部的“智能搜索引擎”和“知识管家”，它可以帮助用户更高效地利用 SharePoint 中的信息，提升协作效率和决策水平。
SharePoint Agents 的优势
使用 SharePoint Agents 具有多项优势，使其成为增强组织生产力的宝贵工具：
- 提高效率： 通过自动化信息检索和协作流程，减少员工的时间浪费。
- 降低成本： 减少信息重复建设和资源浪费，降低运营成本。
- 提升决策质量： 为决策者提供全面的信息分析和决策建议，提升决策质量。
- 增强知识共享： 促进团队和部门之间的知识共享，打破知识孤岛。
- 改善用户体验： 提供更便捷、更智能的信息访问方式，提升用户满意度。
SharePoint Agents 的价值在于：
- 将 SharePoint 平台从“信息存储中心”转变为“智能知识中心”。
- 赋能员工，使其能够更高效地完成工作，并做出更明智的决策。
- 提升组织的整体竞争力，使其能够更好地适应快速变化的市场环境。
SharePoint Agents 的操作步骤
如何创建 SharePoint Agent
创建 SharePoint Agent 的过程相当简单，任何人都可以通过以下步骤快速设置：
-
进入 SharePoint：
首先，通过
microsoft365.com登录到您的 Microsoft 365 账户，然后点击左上角的“应用启动器”（通常是一个由九个点组成的正方形）。在应用列表中选择 “SharePoint”。 -
选择 SharePoint 网站： 在 SharePoint 主页上，导航到您想要添加 Agent 的网站。这可以是团队网站、沟通网站或者任何其他类型的 SharePoint 网站。
-
进入文档库： 在网站的左侧导航栏中，点击 “文档”，进入该网站的文档库。在这里，您将看到该网站上存储的所有文件和文件夹。
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选择要包含在 Agent 中的内容： 浏览文档库，选择您想要包含在 Agent 中的文件和文件夹。您可以选择单个文件、多个文件或者整个文件夹。
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创建 Agent： 选中所需文件后，点击顶部工具栏中的 “创建 Agent” 按钮。如果您没有看到此按钮，请点击省略号（…），然后在下拉菜单中选择 “创建 Agent”。
-
配置 Agent： 接下来，系统将弹出一个对话框，您可以在其中配置 Agent 的各种设置，包括：
- 名称： 为您的 Agent 指定一个易于识别的名称。
- 描述： 描述 Agent 的用途和范围。
- 数据源： 确认 Agent 使用的数据源是您选择的文件和文件夹。
-
完成创建： 确认所有设置无误后，点击 “创建” 按钮，完成 Agent 的创建。
注意： 您最多可以选择 20 个不同的项目来创建 Agent。
如何自定义 Agent
创建 Agent 后，您可以对其进行自定义，以使其更好地满足您的需求：
-
编辑 Agent： 在文档库中，找到您创建的 Agent 文件（通常以
.agent结尾），点击省略号（…），然后在下拉菜单中选择 “编辑”。 -
自定义 Agent 的身份： 在编辑页面上，您可以修改 Agent 的名称、描述和图标，使其更具个性化。
-
自定义 Agent 的数据源： 您可以添加或删除 Agent 使用的数据源，以调整其范围和准确性。
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自定义 Agent 的行为： 您可以设置 Agent 的欢迎消息、示例提示和使用说明，以引导用户更好地使用该 Agent。
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保存更改： 完成自定义后，点击 “保存” 按钮，保存您的更改。
通过自定义 Agent，您可以使其更符合您的特定需求，并提供更精准的信息和服务。
如何与 Agent 互动
与 SharePoint Agents 互动非常简单，只需在 SharePoint 网站或 Microsoft Teams 中提及该 Agent 即可：
-
在 SharePoint 网站中互动： 在 SharePoint 网站的右上角，点击 “Copilot” 图标，打开 Copilot 窗格。 在消息框中，输入您的问题或请求，并提及您想要使用的 Agent 的名称。Copilot 将会调用该 Agent，并根据其配置的数据源和行为，为您提供答案或服务。
-
在 Microsoft Teams 中互动： 在 Microsoft Teams 的聊天或频道中，输入
@符号，然后输入您想要使用的 Agent 的名称。在弹出的列表中选择该 Agent，然后输入您的问题或请求。该 Agent 将会在聊天或频道中回复您，并提供答案或服务。
注意： 确保您已将 Agent 添加到 Microsoft Teams 聊天或频道中，才能在其中使用该 Agent。
SharePoint Agents 使用方法
使用预制Copilot
SharePoint网站现在默认会配备一个 Copilot，
它默认搜索此SharePoint网站相关的内容, 用户只需要点击右上角的Copilot按钮即可使用.
共享Agent到Teams
将 Agent 共享到 Microsoft Teams，以便团队成员可以直接在 Teams 中使用该 Agent。
- 从SharePoint的文档列表找到
.agent文件,点击分享按钮 - 发送到对应的Teams频道或者联系人即可完成发送
SharePoint Agents 价格
价格
SharePoint Agents 不会单独收费，而是包含在Microsoft 365 商业版和企业版订阅中.所以不需要担心额外的成本.
SharePoint Agents 优缺点
? Pros易于使用和设置，无需编程知识
与 SharePoint 和 Microsoft Teams 集成
提供智能化的信息检索、协作和决策支持
可以自定义 Agent 的身份、数据源和行为
支持多种文件类型
? ConsAgent 的准确性取决于数据源的质量
对于复杂的问题，Agent 可能无法提供完美的答案
需要一定的学习成本才能充分利用 Agent 的功能
SharePoint Agents 核心功能
核心功能
自定义数据来源: 您可以选择使用哪些文件、文件夹或网站作为 Agent 的数据来源。这使得您可以将 Agent 的范围限定在特定主题或项目上。
自然语言理解： Agent 能够理解用户提出的自然语言问题，无需用户使用特定的关键词或语法。
智能答案生成： Agent 能够根据数据来源，生成简洁、准确的答案。如果 Agent 无法找到明确的答案，它会提供相关的文档链接，以便用户进一步了解。
自动执行任务： 除了提供信息外，Agent 还可以自动执行某些任务，例如发送通知、创建任务或更新文档。
SharePoint Agents 典型用例
典型用例
客户支持： 创建一个包含常见问题解答、产品文档和支持信息的 Agent，帮助客户快速找到所需答案，减轻客服人员的压力。
销售团队支持： 销售人员可以通过 Agent 快速检索产品信息、竞争对手分析和客户案例，从而更好地完成销售任务。
人力资源管理： 员工可以通过 Agent 快速查询公司政策、福利信息和培训资源，提高员工满意度。
合规性管理： 企业可以通过 Agent 快速检索相关法律法规和合规性文档，确保业务运营符合规范。
通过以上示例可以看出，SharePoint Agents 可以应用于各种不同的场景，只要您需要快速检索和利用 SharePoint 中的信息，就可以考虑使用 SharePoint Agents。
常见问题解答 (FAQ)
SharePoint Agents 是否需要编程知识？
不需要。创建和配置 SharePoint Agents 非常简单，只需通过简单的操作即可完成，无需编写任何代码。
SharePoint Agents 支持哪些文件类型？
SharePoint Agents 支持大多数常见的文件类型，例如 Word 文档、Excel 表格、PowerPoint 演示文稿和 PDF 文件。微软官方也在积极扩展支持更多类型的文件
SharePoint Agents 的数据安全性如何保障？
SharePoint Agents 继承了 SharePoint 的安全机制，只有具有相应权限的用户才能访问 Agent 及其数据源。
相关问题 (Related Questions)
如何才能更好的使用SharePoint Agents提升团队效率？
使用 SharePoint Agents 提升团队效率，可以按照以下步骤进行： 明确使用场景和目的： 首先，明确您希望使用 SharePoint Agents 解决哪些问题，例如： 简化信息检索：帮助团队成员快速找到所需信息。 促进知识共享：方便团队成员共享知识和经验。 自动化协作流程：减少重复性工作，提升协作效率。 提供决策支持：为决策者提供全面的信息分析。 选择合适的数据源： 根据使用场景和目的，选择合适的数据源，例如： 常见问题解答：收集并整理团队或部门的常见问题，创建 FAQ Agent。 项目文档：收集项目相关的文档、文件和数据，创建项目 Agent。 销售资料：收集产品信息、竞争对手分析和客户案例，创建销售 Agent。 人力资源政策：收集公司政策、福利信息和培训资源，创建 HR Agent。 精心设计 Agent 的身份和行为： 为 Agent 设计一个友好的名称、描述和图标，并设置合适的欢迎消息、示例提示和使用说明。 鼓励团队成员使用 Agent： 通过培训、宣传等方式，鼓励团队成员积极使用 SharePoint Agents。 您还可以定期收集用户反馈，并根据反馈不断优化 Agent 的功能和体验。 持续优化 Agent： 定期检查 Agent 的数据源是否准确、完整，并根据实际情况进行更新。 您还可以根据用户反馈，不断优化 Agent 的行为和功能，以使其更好地满足用户需求。 通过以上步骤，您可以有效地利用 SharePoint Agents，提升团队的协作效率和组织的整体竞争力。
