人工智能（AI）已成为企业数字化转型的核心驱动力。在Microsoft 365环境中，AI不仅能优化日常工作流程，还能显著提升生产力，实现更高效的信息管理。然而，许多企业在尝试将AI集成到现有系统中时，常常面临从理论到实践的挑战。本文旨在提供一个全面的、用户友好的AI入门指南，特别针对Microsoft 365环境，帮助企业管理者、IT专业人士和文档管理人员克服这些挑战，解锁AI的真正潜力。 本文将深入探讨AI在Microsoft 365中的应用，从智能搜索、自动化文档处理到内容生成，通过实际案例和操作指导，阐释如何将AI技术转化为可衡量的业务价值。此外，我们还将分析不同AI工具的优缺点，并提供实用的部署建议，确保您的企业能够充分利用Microsoft 365中的AI功能，实现数字化转型目标。
关键要点
区分生成式AI和机器学习，了解它们在Microsoft 365中的不同应用场景。
探索AI在Microsoft 365中的五大实际应用领域：智能搜索、自动化文档处理、内容创建、分类与提取。
掌握机器学习在文档分类和数据提取中的应用，提高信息管理效率。
了解SharePoint Premium、AI Builder和Azure AI Document Intelligence等关键AI工具及其商业价值。
掌握AI项目部署的关键步骤，包括场景识别、数据质量评估和用户培训。
AI在Microsoft 365中的核心应用
区分生成式AI和机器学习
在深入探讨ai在microsoft 365中的具体应用之前，理解生成式ai和机器学习之间的区别至关重要。尽管两者都属于ai的范畴，但其运作方式和应用场景却截然不同。
生成式AI是一种能够创造新内容的AI。它通过学习现有数据中的模式和结构，生成全新的、原创性的文本、图像、音频或视频。在Microsoft 365中，生成式AI可以应用于内容创作、智能搜索和自动化任务。
机器学习则侧重于从数据中学习规律，并利用这些规律进行预测或决策。机器学习算法通过分析大量数据，识别模式和趋势，从而在没有明确编程的情况下改进其性能。在Microsoft 365中，机器学习主要应用于文档分类、数据提取和流程优化。
理解这两种AI的区别，有助于企业更准确地选择合适的工具和技术，解决特定的业务问题。
五大AI应用领域
AI在Microsoft 365中的应用范围广泛，以下列举五个核心领域：
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智能搜索：利用自然语言处理（NLP）技术，理解用户意图，提供更精准、更相关的搜索结果。例如，用户可以使用口语化的提问方式，快速找到所需信息，而无需精确匹配关键词。
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自动化文档处理：自动分类、提取和组织文档，减少手动操作，提高效率。例如，自动识别合同中的关键条款，并将其提取到数据库中，方便后续管理和分析。
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内容创建：利用AI生成文本、图像等内容，辅助内容创作，提高生产力。例如，AI可以根据关键词和主题，自动生成文章草稿，或根据产品描述生成营销文案。
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分类：基于内容自动分类文档，实现信息的有效组织和管理。例如，自动将收到的邮件分类到不同的文件夹，或将上传到SharePoint的文档自动归类到相应的文档库中。
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数据提取：从非结构化文档中提取关键信息，用于业务分析和决策支持。例如，从发票中提取供应商名称、发票号码、金额等信息，并将其导入到财务系统中。
生成式AI的核心价值
生成式AI在内容创建方面具有显著优势，能够帮助企业快速生成高质量的内容，满足不断增长的市场需求。例如，企业可以利用AI快速生成产品描述、营销文案、新闻稿件等，从而节省大量时间和资源。此外，生成式AI还能根据用户反馈，不断优化内容，提高用户参与度和转化率。
然而，生成式AI也存在一定的局限性。由于其生成的内容基于现有数据，因此可能缺乏创新性和独特性。此外，生成式AI生成的内容可能存在偏差或错误，需要人工审核和校对。
因此，在使用生成式AI进行内容创建时，企业应充分考虑其优缺点，并结合自身业务需求，制定合理的策略。
解锁文档自动化：机器学习的实战应用
机器学习在文档处理中的应用案例
机器学习在文档自动化方面扮演着关键角色。它能够自动执行重复性任务，释放员工的时间，使其能够专注于更具创造性和战略性的工作。以下列举几个典型的应用案例：
- 文档分类：机器学习模型可以学习不同类型文档的特征，并根据内容自动将新文档分类到相应的类别。例如，自动将合同、发票和报告归类到不同的文件夹中。
- 字段提取：机器学习模型可以识别并提取文档中的关键信息，例如合同中的日期、金额、条款等，或发票中的供应商名称、发票号码、金额等。提取的信息可以用于数据分析、报告生成和流程自动化。
- 关键短语提取： 机器学习模型可以提取文档中最具代表性的短语，从而快速了解文档的核心内容。这对于处理大量文档，快速定位关键信息非常有用。
- 个人身份信息（PII）识别：机器学习模型可以自动识别文档中的个人身份信息，例如姓名、地址、电话号码等，帮助企业遵守数据隐私法规，保护用户隐私。
- 图像描述：机器学习模型可以分析图像内容，并生成描述性文本，提高图像的可访问性和可搜索性。
- 命名实体识别：机器学习模型可以识别文档中的命名实体，例如公司名称、人名、地名等，为信息抽取和知识图谱构建提供支持。
通过将这些机器学习功能集成到Microsoft 365中，企业可以实现文档处理的自动化，提高效率，并释放员工的创造力。机器学习的应用,能够提升文档内容质量
如何利用 Microsoft 365 展开 AI 之旅
AI项目部署关键步骤
成功部署AI项目需要周密的计划和执行。以下步骤可以帮助企业更有效地启动AI项目：
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明确业务场景：识别需要解决的业务问题，并确定AI能够提供的价值。例如，企业希望提高文档处理效率，或改善客户服务体验。
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评估数据质量：评估现有数据的质量和数量，确保数据能够支持AI模型的训练和应用。如果数据质量不高，需要进行数据清洗和预处理。
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用户培训：提供必要的用户培训，帮助员工理解AI的功能和应用，并掌握正确的使用方法。这有助于提高AI的采纳率和使用效果。
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组建项目团队
- CIO/IT 总监：负责制定整体战略规划、明确需求、审批预算、把握项目方向和控制风险，确保项目与组织目标保持一致。
- 文档管理员：负责项目统筹、评估文件规模和质量，实施项目。
- SharePoint 专家/管理员：负责提供技术支持和专业知识，进行集成和部署，并进行安全设置。
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组建团队后，确定项目目标：明确通过AI解决组织流程上/工作效率上的哪些痛点。比如降低成本，提升用户体验，扩展新市场等。
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进行小范围测试：在上推广前，选择特定用户群体进行测试，根据反馈调整项目策略，确保项目符合目标用户需求。
以下表格总结了三种AI工具的使用场景和成本考量，以帮助企业做出更明智的选择。
| 工具 | 目标用户 | 设置复杂度 | 优势 | 劣势 | 成本 |
|---|---|---|---|---|---|
| SharePoint Premium | SharePoint 站点所有者 | 易于配置 | 无需编码，易于上手。操作简单。 | 仅可用于预定义用例。不提供自定义选项。 | 每个模型收费500美元 |
| AI Builder | Power Platform 开发者 | 较复杂 | 更高的配置灵活性。 | 依然有限制，不如原生的 Azure AI 服务那样灵活 | 100 美元(仅限提取) |
| Azure AI Document Intelligence | 开发者 | 复杂 | 可完全自定义模型。非常灵活，可满足各种复杂场景。 | 需要编程技能。设置相对复杂。需要 Power Automate Premium 或 Logic Apps 进行集成。 | 每个页面 0.03 美元（分类）或 0.06 美元（提取） |
AI工具定价对比
不同AI工具的成本考量
在使用不同的 AI 工具时，需要对其定价机制有清楚的认知，以做出最合适的决策。以下表格提供不同 AI 工具的成本概述。
| 工具 | 目标用户 | 设定 | 成本 | 注意事项 |
|---|---|---|---|---|
| SharePoint Premium | SharePoint站点管理员 | 容易设定 | 每个模型 500 美元 | 每个模型或功能都需要付费。 |
| AI Builder | Power Platform开发者 | 更复杂/更灵活 | 每次提取 100 美元 | 没有分类模型。所有文档必须先分类。 |
| Azure AI Document Intelligence | 开发者 | 更多是复杂、更灵活 | 分类 0.03 美元/页提取 0.06 美元/页 | 需要 Power Automate premium 或 Logic Apps 才能进行集成。 |
总结： 根据自身的技术水平和需求选择合适的工具。
对于只需要基本功能的最终用户，应选择价格和易用性并存的 SharePoint Premium。对于更复杂/灵活的操作，应选择 Azure AI Document Intelligence。对于中等用户，可以选择AI Builder。
三种 AI 技术的优点和缺点对比
? ProsSharePoint Premium：设置简易性是其关键优势，适合最终用户进行即时应用
AI Builder：适合Power Platform开发者，提供较好的灵活性。
Azure AI 文档智能：灵活性最高，且成本可能最低
? ConsSharePoint Premium：每个应用的特性或模型都需要付费
AI Builder：依然具有使用限制，不如原生的 Azure AI 服务那样灵活
Azure AI 文档智能：高度复杂，需要较高的技术门槛。
Microsoft 365 AI解决方案的核心功能
主要功能一览
Microsoft 365 的 AI 解决方案提供了多种核心功能，旨在提升不同用户群体的生产力，加强其业务能力。以下列出了每个方案的主要功能。
- SharePoint Premium 适合 SharePoint 站点所有者，它提供了一种用户友好的方法来执行基于 AI 的文档管理任务，只需最少的设置即可自动执行文档处理。它包括预构建的模型，可以轻松应用于文档库，以进行分类和提取等任务。然而，它确实对每个应用的特性或模型收费。
- AI Builder 面向 Power Platform 开发者，它在应用生成中实现了更加复杂和灵活的途径。它允许开发者创建自定义 AI 模型，可以集成到 Power Apps 和 Power Automate 工作流中。虽然它提供了更强的自定义能力，但缺乏现成的分类模型，且每次提取的成本为 100 美元，可能并不划算。
- Azure AI 文档智能适用于开发者。它提供了更强的灵活性和控制力，允许用户构建自定义的 AI 模型，可以集成到 Azure 认知服务中。这个选项虽然更复杂，但对于需要特定或复杂 AI 功能的组织来说，成本可能更具优势。
实际案例
用例分析
为了更清楚地展示Microsoft 365 AI工具的实际应用，让我们来分析一些具体的用例，并评估哪种解决方案最适合。
假设您是一家大型律师事务所的文档管理员，负责管理大量的法律文件。您需要自动识别合同中的关键信息，如合同当事人、生效日期、终止日期等，并将这些信息导入到数据库中。由于您需要处理的文件数量庞大，且信息提取的准确性至关重要，因此Azure AI Document Intelligence是最佳选择。它可以提供高度定制化的模型，满足您的特定需求，并确保数据提取的准确性。
另一方面，如果您是一家小型企业的 SharePoint 站点所有者，需要快速分类存储在 SharePoint 站点内的文档。SharePoint Premium将是您的最佳选择，因为它与 SharePoint 无缝集成，并且易于设置和配置。您无需编写任何代码，即可快速构建文档分类模型，提高文档管理效率。
常见问题
SharePoint Premium的文档管理功能有哪些？
SharePoint Premium提供了一整套文档管理功能，集成了人工智能（AI）增强功能，以简化文档流程，提高合规性和效率。 这些核心功能包括文档分类：自动将文档按类型、部门或您组织定义的任何其他标准进行分类。文档提取：自动从文档中提取关键信息，如日期、金额和客户名称。合规性：您可以轻松创建内容保留标签，这些标签会自动应用于某些文档，以确保它们满足记录管理要求。元数据支持：使用由人工智能驱动的元数据，可以组织内容，通过分类、安全和记录管理策略来协调信息。
除了 SharePoint Premium 外，还有哪些可用的 Microsoft 365 的 AI 工具？
除 SharePoint Premium 外，其他 Microsoft 365 的 AI 工具包括 AI Builder 和 Azure AI 文档智能。AI Builder 非常适合 Power Platform 开发人员，使用户能够构建集成的 AI 模型。Azure AI 文档智能面向开发人员，提供更多自定义和灵活性来处理复杂的文档。
如何为AI项目准备数据？
为AI项目准备数据涉及到几个步骤。首先，收集代表您希望 AI 处理的不同文档类型的各种文档。接下来，手动标记这些文档中的相关数据。您将训练 AI 模型来识别和提取所需信息。确保您的数据平衡，这意味着每个文档类型的代表性示例应大致相同。最后，使用单独的数据集测试该模型。这验证了其在处理它尚未专门训练的数据时的性能，从而确保该模型既准确又通用。
相关问题
如何开始在 Microsoft 365 中使用 AI？
要在 Microsoft 365 中开始使用 AI，请确定可以解决业务问题的特定用例。评估现有 Microsoft 365 订阅中的 AI 功能（如 SharePoint Premium 和 AI Builder），了解它们是否满足需求。使用 Azure AI Document Intelligence 或其他自定义解决方案探索高级 AI 功能。优先考虑对员工进行适当的培训，以确保有效利用 AI 工具。从小处着手，逐步扩展，可以帮助您在组织中获得有意义的结果。 要开始使用 AI 解决 Microsoft 365 中的特定问题，首先要明确您可以解决的潜在问题。它是否有助于自动化重复的任务，增进数据理解，还是改善决策？明确定义问题将指导 AI 应用的整个流程。 您要做的第二件事是，查看目前可用的开箱即用的 Microsoft 技术。根据您的订阅或许可以使用某些功能强大的 AI 解决方案，而无需额外配置。例如，SharePoint Premium 提供了现成的文档自动化解决方案。 如果现成的解决方案与您的特定需求不符，请考虑 Azure AI Document Intelligence。Azure AI Document Intelligence 可以进行定制以满足特定的要求，但它也需要更多地参与到实施过程。 考虑对您的最终用户进行培训。AI 工具的能力只有在用户知道如何有效地利用它们时才能发挥作用。确保您的团队接受充分的培训，以便他们能够熟练地使用这些工具，并从投资中获得最大的价值。
