通过配置Outlook邮箱规则可实现邮件自动分类、标记或转发，提升Office 365工作效率。1、在Outlook客户端中选择“管理规则和警报”，基于发件人、关键词等条件设置规则并指定操作。2、网页版通过设置中的“Inbox和读取规则”快速创建基础规则，支持移动、标记、转发等操作。3、Power Automate支持高级自动化，可触发跨服务流程如保存附件至OneDrive或通知Teams。4、通过导出导入XML文件可在多设备间同步规则，便于批量部署与管理。
如果您希望在Office 365中自动管理收到的邮件，提高工作效率，可以通过配置Outlook邮箱规则来实现邮件的自动分类、标记或转发。这些规则可以根据发件人、主题关键词、附件等条件触发自动化操作。
本文运行环境：Dell XPS 13，Windows 11
一、通过Outlook客户端创建邮箱规则
使用桌面版Outlook客户端可以更全面地设置复杂的邮件规则，支持更多条件和操作选项。
1、打开Outlook客户端，点击顶部菜单栏的“开始”选项卡。
2、在“移动”组中选择“规则”，然后点击“管理规则和警报”。
3、在弹出窗口中点击“新建规则”，选择“从空白模板开始”或根据建议模板创建。
4、设定条件，例如“来自某人”、“主题包含关键词”或“带有附件”。
5、选择执行操作，如将邮件移动到指定文件夹、标记为重要、转发给他人等。
6、根据需要添加例外情况，并为规则命名后保存启用。
二、通过Outlook网页版（OWA）配置规则
网页版Outlook适用于无法使用客户端的场景，操作简便，适合快速设置基础规则。
1、登录Office 365账户，进入Outlook 网页版。
2、点击右上角齿轮图标，选择“查看所有 Outlook 设置”。
3、在设置面板中选择“邮件” → “自动处理” → “Inbox 和读取规则”。
4、点击“添加新规则”，输入规则名称。
5、设置条件，如“发件人地址包含”、“主题行包含特定词语”等。
6、选择操作，例如“将邮件移至文件夹”、“标记主题前缀”或“转发副本给指定用户”。
7、完成设置后点击保存，规则立即生效。
三、使用Power Automate实现高级自动化
Power Automate 提供比传统规则更强大的逻辑控制能力，支持跨服务集成与复杂判断流程。
1、访问 Microsoft Power Automate 官网并使用Office 365账户登录。
2、点击“创建自动化流”，选择“即时云流”类型。
3、搜索并选择触发器，例如“当新邮件到达时（使用 Office 365 连接器）”。
4、添加条件判断节点，设置过滤逻辑，如检查发件域、主题关键词或邮件大小。
5、配置后续动作，包括保存附件到OneDrive、发送通知到Teams频道、调用自定义API等。
6、测试流程无误后启用，系统将按设定周期检查并执行任务。
四、批量导入导出邮箱规则
对于需要在多个账户或设备间同步规则的情况，可通过导出XML文件实现快速部署。
1、在Outlook客户端中进入“规则和警报”管理界面。
2、选择已配置好的规则，点击“导出”按钮，保存为XML格式文件。
3、将该文件复制到目标计算机或分发给其他用户。
4、在目标设备的Outlook中打开“规则和警报”窗口，点击“导入”并选择对应文件。
5、确认规则内容无冲突后完成导入，规则将在下次启动Outlook时生效。
