在日常办公过程中，面对来自不同联系人的大量电子邮件，你是否也希望系统能够自动将它们分类到指定的文件夹中？是否希望将同一主题或特定人员的邮件集中管理，方便后续查阅？如果你有这样的需求，可以尝试使用outlook 2007中的规则功能，只需简单设置，即可实现邮件的智能分拣与自动化管理，显著提升工作效率。
1、 如图1所示，当前收件箱中已收到多封来自Aaron的邮件。为了便于长期管理，我们希望今后所有来自他的邮件都能自动归入一个名为“Aaron”的专用文件夹。这一目标可通过Outlook内置的“规则”功能轻松实现。只需设定一条规则，指定发件人为Aaron，并选择目标文件夹，系统便会自动完成后续分类工作，无需人工干预。
2、 将鼠标移至任意一封由Aaron发送的邮件上，右键点击，选择“创建规则”选项，即可开始配置新的邮件处理规则。
3、 此时会弹出如图3所示的规则设置对话框，用户可在其中进行详细配置。
4、 勾选“来自Aaron”前的复选框，表示该规则将应用于该发件人；若希望按主题关键词过滤，也可选择“主题包含”并输入相应内容，实现更灵活的分类方式。
5、 在“执行下列操作”区域，可为来自Aaron的邮件设定具体的处理动作。
6、 若勾选“在新邮件通知窗口中显示”，则Aaron发来的邮件将在桌面通知中高亮显示；若同时勾选“播放所选择的声音”，还可为其设置独特的提示音，实现个性化的提醒效果。
7、 如图4所示，最关键的一步是勾选“将该项目移至文件夹”选项。确认后系统将弹出“规则和通知”对话框，要求用户选择目标文件夹位置。
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8、 在图5界面中，点击右侧的“新建”按钮，可在收件箱下创建一个名为“Aaron”的新文件夹，用于专门存放相关邮件。
9、 图6中展示了选择目标文件夹的界面。用户可选择将邮件移至收件箱下的子文件夹，或其他已有文件夹。若选择“个人文件夹”，系统会自动创建一个与收件箱同级的独立文件夹来保存这些邮件。设置完成后点击“确定”，即可返回规则创建向导继续操作。
10、 如图7所示，点击“高级选项”按钮后，可对已创建的规则进行更深入的定制。Outlook 2007的规则系统功能强大，几乎覆盖了日常办公中的所有常见场景。其高级设置逻辑清晰，操作直观，便于用户根据实际需要调整规则条件与执行动作，从而实现高效的邮件管理。
11、 点击图8中的“确定”按钮退出规则设置界面后，系统将提示规则创建成功。此时务必勾选“立即对当前文件夹中的现有邮件应用此规则”选项，以便将历史邮件也一并归类。
12、 最终效果如图9所示，所有来自Aaron的邮件均已自动迁移至专属文件夹中。现在可以发送一封测试邮件验证功能是否正常。此后，只要收到他的来信，系统都会自动归档，无需手动处理。同理，其他联系人或主题的邮件规则也可依此方法逐一设置，让邮件管理更加高效、有序。
