电子发票是什么格式 电子发票如何报销【详细步骤】

电子发票是税务监制的法定报销凭证，法律效力等同纸质发票，常见格式为OFD、PDF、XML；铁路电子客票强制采用OFD格式，报销需验证签名、规范命名、上传系统、财务入账归档，并应对异常。

电子发票是税务机关监制的、以数据电文形式存在的法定报销凭证，其法律效力、基本用途与纸质发票相同。电子发票常见格式包括OFD（国家版式文档）、PDF（通用便携格式）及XML（结构化数据格式），其中铁路电子客票等全面数字化电子发票强制采用OFD格式，部分平台也提供PDF备份版本。以下是电子发票报销的详细操作步骤：

一、确认电子发票有效性与格式合规性

报销前须验证电子发票是否具备法定效力，核心在于格式真实、签章完整、来源可溯。OFD格式内置国家密码管理局认证的电子签名，支持国密算法验签；PDF格式需含税务监制章和销售方电子签章，且不得为截图或打印件扫描件。

1、打开电子发票文件，检查是否为原始下载的OFD或PDF格式，禁止使用手机截屏、网页另存为HTML、拍照翻拍等非原始格式。

2、在OFD阅读器（如数科OFD阅读器）中点击“验证签名”，确认显示“签名有效”及“证书状态正常”。

3、核对发票代码、发票号码、开票日期、销售方名称及纳税人识别号，确保与实际交易一致，特别注意铁路电子客票发票号码为20位，第1-2位应为“25”（代表2025年度）。

二、下载并规范命名电子发票文件

原始文件需本地留存，命名规则需满足财务归档要求，便于系统识别与查重。统一命名可避免报销系统因文件名混乱导致识别失败或重复报销。

1、登录12306官网或APP，在“我的订单”→“已支付”中找到对应行程，点击“申请报销凭证”。

2、选择“电子发票”，填写企业抬头信息（抬头类型选“企业”，准确输入纳税人识别号），提交后等待生成。

3、下载成功后，将OFD文件重命名为：【年月日】+【发票代码后6位】+【发票号码后6位】+【用途】.ofd（例：20251205_123456_789012_差旅.ofd）。

三、上传至单位报销系统

多数企事业单位报销系统支持OFD/PDF直传，并自动提取关键字段（如发票代码、金额、税号）。上传动作必须基于原始文件，系统将校验数字签名与发票真伪。

1、登录公司指定报销系统，进入“费用报销”模块，选择“新增报销单”。

2、在“附件上传”区域，点击“选择文件”，定位并上传已规范命名的OFD文件。

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3、系统自动解析后，核对带出的发票代码、开票日期、金额、销售方名称，若自动识别有误，须手动修正并上传营业执照副本扫描件佐证抬头信息。

4、保存报销单，提交至直属主管审批。

四、完成财务入账与归档

根据《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），单位可仅以电子形式归档，但须满足“真实、完整、可用、安全”四要素，且报销系统需留存原始OFD文件及其元数据。

1、财务人员在系统中审核该笔报销单，重点查验OFD签名有效性、发票状态（未作废/未红冲）、报销人所属部门预算额度。

2、审核通过后，系统自动生成记账凭证，摘要栏注明“铁路电子客票报销”，借方计入相关成本费用科目，贷方计入“其他应付款—员工报销”。

3、财务归档时，将OFD文件连同报销单、审批流截图一并打包，存储于单位电子档案管理系统，保存期限不得少于30年，且需每3年执行一次完整性校验。

五、应对常见报销异常的补救方式

当报销流程中断或系统提示失败时，需依据错误类型选择对应处置路径，避免重复开票或信息错填引发后续稽核风险。

1、系统提示“发票代码校验失败”：立即打开OFD文件，用数科阅读器点击“查看发票详情”，比对左上角发票代码是否与报销系统识别值完全一致，注意区分全角/半角字符、字母O与数字0。

2、提示“该发票已被报销”：登录电子税务局或12306“已开票记录”，确认是否本人或其他同事已就同一订单提交过报销，铁路电子客票允许换开1次，但原发票作废后新发票号码变更，须重新下载上传。

3、OFD无法打开或显示乱码：卸载旧版OFD阅读器，安装最新版“数科OFD阅读器V4.1.0以上”，禁用第三方PDF插件干扰。

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